Présent dans 28 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités. Dans le cadre du développement de nos équipes, nous recherchons un Assistant Administratif H/F qui interviendra de manière transversale auprès de plusieurs services : RSE, Bureau d'Études Levage, Service Contrats et Bureau d'études Soudage.
Le poste est basé au siège social du Groupe Ortec, situé au coeur du technopôle d'Aix-les-Milles.
Vos missions clés consisteront notamment à :
1. Assistance administrative transverse (tous services)
- Gestion des commandes et suivi des factures fournisseurs (QIB, petit matériel, matériel informatique).
- Interface avec le service achats pour la création ou validation de nouveaux fournisseurs (logiciels, matériel).
- Vérification des notes de frais et appui à l'organisation des déplacements.
- Création des comptes informatiques (stagiaires, nouveaux arrivants) et gestion des demandes d'accès : Accueil visiteurs, Logiciels internes (Sioux, Notilus, SIRH, SharePoint)
- Soutien à l'organisation d'événements internes : accueil des apprentis, réunions externes, repas, événements d'équipe
- Participation à l'accueil des nouveaux arrivants du siège (Mission Casque d'Or).
- Appui général aux services sur les outils, processus groupe et sollicitations quotidiennes.
2. Support spécifique au Bureau d'Études (BE)
- Suivi et émission de la facturation interne (10 à 20 factures par mois) liées aux tâches et projets.
3. Support spécifique au Service soudage
- Gestion administrative pour 2 entités : Lançon (OI siège) et SCI (OS)
- Suivi de la facturation interne : tâches, projets, audits ISO3834, refacturations normes.
- Appui administratif lié au programme ANRT (thèse) : contrôle des financements reçus.
- Relecture et mise en forme de documents en français et en anglais.
- Rôle de référent Sioux : gestion des accès, demandes, paramétrages de base.
4. Support spécifique au Service Contrat
- Appui à la réponse aux appels d'offres : RFI / dossiers administratifs, Recherche et collecte d'informations administratives
5. Support spécifique au Service RSE
- Réponse aux enquêtes INSEE.
- Préparation des éléments pour les questionnaires ECOVADIS des agences.
- Appui aux ingénieurs RSE pour : Le reporting extra-financier annuel, La collecte des données, La préparation des documents RSE de l'année
- Interface avec les services du siège (DSI, DAF, Achats).
- Centralisation et traitement des demandes des agences, départements et pôles concernant les questionnaires RSE clients.
- Appui administratif courant : déplacements, notes de frais, accès, comptes informatiques, événementiel interne
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