Assistant.e administratif·ve et financier.ère des travaux de maintenance des lycées- mrcvl 18 (h/f)

Vous êtes chargé.e :

- d'assurer la gestion et le suivi administratif et financier des travaux dans les 12 établissements en lien avec le chargé de Patrimoine bâti (60 %)

1 – Dans le cadre des accords-cadres de la Région :

- Préparer et suivre les bons de commande et marchés subséquents en lien avec les chargés de patrimoine bâti

- Notifier les marchés subséquents à l’entreprise et à l’établissement

- Suivre et envoyer la facturation



2 - Via les marchés publics :

- Vérifier les pièces de la consultation et publier en lien avec les chargés de patrimoine bâti, les avis d’appel public à la concurrence sur la plateforme dédiée

- Réceptionner, vérifier et enregistrer les offres et les dossiers

- Rédiger les lettres de rejet et les notifications aux entreprises

- Rédiger, suivre, classer et envoyer des courriers notamment pour obtenir des pièces justificatives

- Réaliser l'engagement financier



3 – Tenir à jour les outils de suivi :

- Mettre à jour les bases de données patrimoniales (plans, DOE, carnet de santé)

- Tenir à jour des indicateurs de suivi de l’activité (tableau de suivi budgétaire, marché et travaux)

- Assurer l'archivage numérique et papier des dossiers

Recevoir, orienter et renseigner les demandes de partenaires extérieurs (appels téléphoniques, messages)



- d'assurer le suivi administratif, comptable, budgétaire et technique de l'EMOP (Equipe Mobile d'Ouvriers Professionnels) : 25 %

· Centraliser et transmettre les demandes de devis aux fournisseurs titulaires de l’accord-cadre,

· Pointer et enregistrer les factures fournisseurs,

· Saisir l’intégralité des achats en stock (logiciel Gesco),

· Réaliser des relevés des chantiers exécutés,

· Imputer en investissement certains chantiers réalisés par l’EMOP 18 dans les lycées,

· Opérer le lien avec les partenaires et fournisseurs

· Réaliser un suivi régulier de l’activité et participer à l’élaboration du bilan d’activité annuel des EMOP

· Gérer les frais de déplacements des personnels de l’EMOP

- de participer au fonctionnement du service de la direction opérationnelle (10 %)

* Contribuer à l’échange de pratique et à la diffusion de l’information
* Contribuer à la rédaction des procédures, proposer de nouvelles méthodes de travail et participer aux réflexions sur l’organisation du travail
* Participer aux réunions internes du service



- de contribuer au fonctionnement de la Maison de la Région (5 %)

* Contribuer de manière transversale aux projets régionaux territorialisés (Démarche de la Territorialisation etc…) et à leur valorisation
* Participer aux réunions d’équipe de la Maison de la Région 18
* Participer aux chantiers transversaux de la collectivité.






- Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction publique territoriale

- Connaître les applications informatiques liées à la gestion des marchés publics et à la fonction (CORELY PAT, Grand Angle, parapheur électronique XBUS, AWS, GED)

- Maîtriser les techniques d'assistanat et les outils bureautiques

- Connaître les règles applicables aux marchés publics et utiliser les procédures et les outils internes de gestion des marchés publics

- Connaître le vocabulaire technique de la construction et les grands principes de déroulement d'une opération

- Connaître les procédures réglementaires administratives associées à la maîtrise d'ouvrage

- Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

- Posséder des capacités rédactionnelles

- Savoir travailler en équipe et communiquer

- Savoir rendre compte à la hiérarchie et faire remonter les informations

- Faire preuve de réactivité dans les commandes de travail

- Faire preuve d’autonomie et de discrétion

- Posséder des capacités d’adaptation