Publiée le 17 juin
Mission du poste
PROFIL DE POSTE Secrétaire IFPM pédagogique Centre Hospitalier Général Mise à jour : 03 AVRIL 2026 159 rue du Président François Mitterrand BP 125 91161 LONGJUMEAU Cedex 01 Direction Fonctionnelle : Institut de Formation en soins Infirmiers Accès par : 8 bis, rue Maurice RER B Massy Palaiseau bus RATP 199 91160 Longjumeau RER C Chilly-Mazarin Bus RATP 297 Tél : 01 64 54 32 89 Voiture (de Paris) : Porte d'Orléans ou Porte d'Italie Autoroute A 6 - Sortie Chilly-Mazarin IDENTIFICATION DU POSTE Grade : Adjoint administratif Service : Institut de Formation en Soins Infirmiers et Aides-soignants Rattachement hiérarchique direct : Adjointe du Directeur des soins de l'IFPM Directeur de l'IFPM Quotité : Poste à temps plein Horaires de Travail : 8h30 16h10 ou 9h20 17h Ces horaires peuvent être modifiés selon l'activité MISSION GENERALE Organisation et coordination pédagogique, sous la responsabilité du directeur de l'Institut, d'activités administratives et logistiques permettant la gestion de l'IFPM. ACTIVITES PERMANENTES Accueil : étudiants, élèves intervenants et autre public Réception et accueil téléphonique Suivi administratif des étudiants et des élèves - Gestion des paiements des frais d'inscription - Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents) - Suivi des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel : o Tenue et mise en conformité des dossiers (impression des relevés de note) o Gestion des absences et mise en place d'alertes sur le nombre d'heures d'absences injustifiées ou sur des absences en stage susceptibles d'invalider le stage (mail) - Participation à la mise en uvre des indemnités de stage et de transport des étudiants, pour envoi à la DRH - Réception et archivage des documents de stage (Planning horaires) Suivi des stages des étudiants et des élèves Sous la responsabilité de la coordinatrice des stages - Participation à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants : o Élaboration des conventions de stage, signature des étudiants et suivi o Mise à jour des lieux et référents de stage sur le logiciel o Elaboration du tableau de préparation de mise en stage o Edition des feuilles de stage, planning élèves et étudiants, envoi des courriers Intermédiaire entre la faculté de rattachement et les étudiants Mission diplomation : Interlocuteur de l'IFPM avec la DRIETTS - Organisation des épreuves et communication des documents nécessaires à la validation de la formation des étudiants - Organisation des modes de transports pour récupérer les diplômes Secrétariat - Formalisation de courriers divers - Archivage des documents de formation - Saisie de documents et réalisation de photocopies ACTIVITES PONCTUELLES - Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'aide-soignant et du diplôme d'Etat d'infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique - Organisation des évaluations des étudiants et élèves (c.f procédure) sous la responsabilité de la coordination pédagogique et de l'adjointe à la Direction - Participation aux évènements de l'institut (JPO, job dating, diplomation) - Participation à la démarche Qualité - Réparation et maintenance : Demandes et suivi - Gestion imprimantes (commandes)archivage des dossiers - Remplacement d' un-e collègue en cas d'absence ou de période de travail plus importante - Participation aux réunions institutionnelles COMPETENCES REQUISES Compétences nécessaires au poste : Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet) Maitrise des techniques de secrétariat Bonne orthographe. Compétences liées à l'emploi : Connaissances des formations préparées à l'IFSI et l'IFAS Qualités nécessaires à l'emploi : Sens du travail en équipe Sens de l'organisation et des responsabilités Discrétion Respect de la réglementation Capacités d'adaptation et polyvalence Rigueur FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES Formation : Domaine administratif et bureautique Expérience professionnelle : Expérience de secrétaire souhaitable Mme PONCE : m.ponce@ghne.fr Directrice Coordonnatrice générale des Soins Directrice Qualité et Gestion des Risques Directrice de l'IFPM
