Chargé de mission - commune d'aubagne

Vos missions en quelques mots La Chargée de Mission apporte son appui dans le suivi des projets et des activités de la Direction Générale. Elle élabore les dossiers préparatoires et entretiens, réunions COPIL et COTECH de la DGS. Elle effectue la recherche documentaire, l’analyse juridique et budgétaire, les dossiers de presse et la rédaction des notes de synthèse. Elle participe aux réunions et en rédige les comptes rendus. Elle a en charge la supervision des parapheurs et effectue un contrôle sur la forme et le fond de tous documents arrivants à la DGS soumis à la signature du Maire. Elle assiste le DGS dans la préparation administrative du Conseil Municipal et rédige les fiches techniques destinées aux Elus. Organisation de la vie professionnelle de l’encadrant • Gestion de l’agenda : organisation et articulation des plannings • Traitement des courriels et rédaction des courriers • Accueil téléphonique et orientation des partenaires internes et externes • Traitement des urgences et dossiers sensibles • Préparation des réunions, constitution de dossiers • Appui pour l’organisation et l’animation des réunions Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques • Rédaction de documents • Rédaction, frappe, mise en forme et classement des courriers, notes, rapports et comptes-rendus. Suivi des projets et activités de la Direction Générale des Services • Préparation pour le DGS des Conseils Municipaux : relecture, contrôle et corrections de documents (conventions, délibérations, …). • Rédaction des fiches techniques pour les élus. • Rédaction des « retours fin de semaine Maire ». • Suivi des Conseils de Territoire/Métropole en lien avec les services. • Constitution de tableaux de bord d’activité. • Alerte réglementaire et documentaire sur tous sujets relevant des compétences de la collectivité. Supervision des parapheurs : contrôle du fond et de la forme et correction le cas échéant Veille documentaire, veille juridique et classement Référent administratif de la préparation des conseils municipaux, des commissions municipales et du collectif de direction général des services Référent administratif de la gestion budgétaire et financière de la direction générale des services Profil recherché Savoir : • Environnement institutionnel • Connaissance du fonctionnement administratif et politique des collectivités territoriales, Savoir-faire : • Accueil et information • Maîtrise des outils informatiques et de communication, • Esprit de synthèse, • Logistique administrative Savoir être : • Sens du dialogue et de l’écoute, • Esprit d’équipe • Organisation • Rigueur • Aisance relationnelle