Secretaire administratif f/h

Le poste


Missions :

Finalité du poste : Prendre en charge divers travaux administratifs et de secrétariat, et assurer l’accueil du Service
Principales missions :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du service, suivi des entrées/sorties,
-Organiser les transports des personnes accueillies : lien service/prestataires/familles/RL,
-Gérer le courrier : enregistrement sur les chronos, distribution, affranchissement…,
-Assurer le secrétariat courant : tenue de tableau de bord, saisie et mise en forme de documents…,
-Participer à la gestion des commandes notamment des fournitures de bureaux, s’assurer de l’établissement des bons de commandes, les rapprocher des bons de livraison et des factures,
-Préparer les éléments de facturation des présences des prix de journée en lien avec les services comptabilité et RH,
-Réaliser des tâches de classement et d’archivage,
-Réaliser les comptes rendus des différentes réunions,
-Contribuer à la bonne communication avec les fonctions supports du Pôle Administratif de Gestion,
-Coordonner les dossiers MDPH à réaliser,
-Tenir et réaliser le classement des dossiers des personnes accompagnées.

La fonction s’exerce au sein d’une équipe pluridisciplinaire où la fonction de secrétariat est le pivot central. Des tâches complémentaires peuvent être assurées : mise à jour des affichages, suivi du dossier des personnes accueillies, gestion agenda du médecin du service.


Présentation de l’établissement :

Le Pôle Enfance Yonne regroupe:
-Un DITEP composé de 25 places ITEP et 35 places SESSAD pour des enfants et adolescents âgés de 6 à 20 ans et présentant des troubles du comportement et de la conduite.
-Un Dispositif Inclusif IME à Sens composé de 43 places IME et de 42 places SESSAD accompagnant des enfants et adolescents âgés de 6 à 20 ans et présentant des troubles du développement intellectuel avec troubles associés.
-Un Dispositif Inclusif IME à Guerchy composé de 57 places IME avec internat modulable et de 12 places SESSAD accompagnant des enfants et adolescents âgés de 6 à 20 ans et présentant des troubles du développement intellectuel avec troubles associés.


Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

-----------------------------------


Profil


Diplômes / Autres critères :

Diplôme : Diplôme de niveau IV minimum exigé (BAC pro secrétariat) / BTS souhaité
Autres critères :
 Une maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique est exigée sur le poste
 Capacités rédactionnelles, rigueur, organisation, autonomie, réactivité
 Permis B
 Sens de la discrétion, empathie et capacité relationnelle


Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

* Autonomie
Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème
* Discrétion / confidentialité
Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité, communiquer les informations détenues dans l'exercice du métier aux seules personnes habilitées ou ayant le besoin de les connaître
* Dynamisme
Capacité à agir avec allant et énergie
* Réactivité
Capacité à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'importance / d'urgence.
* Sens de l'organisation
Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs, capacité à hiérarchiser, à établir des priorités et à respecter des échéances et des délais contraints
-----------------------------------