Secretaire - charge d’accueil (h/f) - service social du personnel

Temps de travail7h30 temps plein Statut : Contractuel (CDD) - Titulaire Grade : Adjoint administratif Intitulé du poste : Secrétaire - chargé(e) d'accueil Lieux de travail : 1 rue Cabanis 75014 PARIS Site Sainte-Anne Pavillon A Organisation du travail : Du lundi au vendredi Horaires : 9h00 à 16h30 Spécificités liées à la fonction : Liaison hiérarchique : Une assistante sociale Liaison fonctionnelle : Direction des Ressources Humaines /Pôle santé social et prévention Poste à pourvoir ès que possible Candidatures à adresser : GHU PARIS psychiatrie et neurosciences CV et Lettre de motivation à l'attention de Mesdames PALLER et PREMAT VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ? Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées www.ghu-paris.fr / Linkedn Ghu Paris / Twitter @GhuParis Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris DESCRIPTION DU SERVICE SOCIAL DU PERSONNEL Le service social du personnel est rattaché à la Direction des Ressources Humaines et fait partie du Pôle Santé Social et Prévention qui comprend : -Un service social, -Un service de santé au travail, -Des psychologues, -Un service santé/handicap, -Un service de prévention des risques professionnels. Le service social du personnel du GHU contribue dans le respect des agents et du secret professionnel à : - Agir avec les agents afin d'améliorer leurs conditions de vie sur le plan social, sanitaire, - Développer leurs propres capacités à maintenir ou restaurer leur autonomie et ainsi favoriser le maintien à leur poste de travail - Veiller à faciliter l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, - Mener avec eux, toutes actions individuelles et collectives susceptibles de prévenir ou de surmonter leurs difficultés. - Rechercher les causes qui compromettent leur équilibre psychologique, économique ou social. - Participer à l'élaboration et à la mise en uvre des projets sociaux, éducatifs, du champ de la prévention et de la santé au travail. Le service social du personnel est composé de 3 travailleurs sociaux et de 2 secrétaires qui travaillent en équipe et en toute autonomie. DESCRIPTION DU POSTE Le/la chargé(e) d'accueil travaille au sein du service social du personnel sous l'autorité d'une assistante sociale et en lien direct avec l'ensemble de l'équipe du service social et des psychologues du personnel. Elle doit faire preuve de discrétion en garantissant la confidentialité des échanges. Elle est polyvalente, à l'écoute, et sait travailler en équipe. MISSIONS Les principales missions seront les suivantes, sachant qu'en l'absence de la deuxième secrétaire chargée du logement, la continuité de service devra être assurée sur les missions de cette dernière : L'accueil physique et téléphonique du personnel : - Accueillir les agents du GHU qui se présentent dans le service - Recevoir, filtrer et orienter les sollicitations tant physiques que téléphoniques - Mettre en relation les correspondants - Réguler le flux des visiteurs et surveiller les accès Renseignement et orientation du public : - Identifier l'assistante sociale de référence du lieu d'activité de l'agent - Informer l'assistante sociale des demandes des agents - Gérer les sollicitations selon leur degré d'urgence - Orienter vers les personnes et services compétents Gestion de tâches administratives : - Gérer les commandes bureautiques, fournitures, mobiliers - Gérer les demandes d'interventions auprès des services techniques - Créer la partie administrative des dossiers sociaux - Répondre aux demandes d'aide administrative des assistantes sociales (scanner, organiser, envoyer) - Dispatcher le courrier du service, se déplacer notamment à la DRH ou autres services selon les besoins - Tenir à jour tous les outils informatiques de suivi relatif à l'activité du service (file active, situations de santé) sur un serveur partagé - Répondre aux demandes de CESU à caractère social et mise à jour des outils de suivi, lien avec la DRH - Gérer les mises à disposition et le publipostage - Participer à l'élaboration d'un rapport d'activité à partir des statistiques du service en lien avec les assistantes sociales - Assurer le rangement, le classement et l'archivage des dossiers sociaux - Gérer la documentation et l'affichage d'information dans la salle d'attente - Participer à des réunions de service et parfois des réunions institutionnelles - Rédiger les comptes rendus selon les besoins PROFIL -Expérience professionnelle souhaitée -Goût pour les relations humaines -Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, ) APTITUDE ET SAVOIR FAIRE REQUIS -Respect du secret professionnel et discrétion -Rigueur professionnelle -Aisance relationnelle et capacité à communiquer et écouter -Adaptabilité et sens du travail en équipe -Polyvalence, sens de l'organisation -Disponibilité, souplesse -Aptitudes rédactionnelles -Gestion du stress et de l'agressivité, sens de la diplomatie