Agent d'état civil: naissances (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, le service état civil et titres d'identité a pour mission principale l'accueil du public et la gestion des rendez-vous relatifs à la délivrance des actes d'état civil (dressé ou transcrit, reconnaissance), la gestion des cérémonies de mariage, baptême et PACS, ainsi que l'établissement des titres d'identité et de diverses formalités, en collaboration avec les partenaires externes (parquet, entreprises de pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes, etc).

Vous serez en charge de l'accueil et de l'information au public, de la réalisation des missions relatives au dressé, à la rectification d'actes de naissance et de reconnaissance, à la transcription de jugements, au traitement de dossier de changement d'état civil et à l'apposition des mentions, ainsi qu'à la préparation et à la participation aux célébrations en salle de mariage de permanence et par roulement. Missions / conditions d'exercice Vos missions principales seront :
* La rédaction d'actes de naissance et de reconnaissance :
- Vous recueillerez et contrôlerez la validité des pièces officielles requises pour l'élaboration de l'acte ;
- Vous enregistrerez informatiquement les éléments du dossier et éditerez l'acte ;
- Vous délivrerez les actes, mettrez à jour ou créerez le livret de famille ;
- Vous contrôlerez les dossiers saisis avec le référent métier de la section ;
- Vous gérerez et suivrez des auditions préalables ;
- Vous contrôlerez des dossiers saisis avec le référent métier de la section ;
- Vous contrôlerez et traiterez des pré-déclarations dématérialisées ;
- Vous tiendrez les registres à jour ;
- Vous assurerez de manière occasionnelle des déplacements en maison d'arrêt, à domicile ou à l'hôpital.

* L'enregistrement et le traitement des dossiers de demande de changement de prénom, de nom, de mise en concordance du nom avec celui porté à l'étranger et rectification d'actes.

* La transcription de jugement : jugements déclaratifs de naissance, jugements d'adoption plénière.

* La formulation et l'apposition des mentions (actes/registres) : adoption simple, rectification administrative de l'acte, etc.

* La gestion des tâches du back office :
- Vous suivrez des tableaux de bord ;
- Vous mettrez à jour des actes d'état civil (formulation de mentions) et des livrets de famille ;
- Vous gérerez des diverses missions de back office (statistiques, commande de documents, etc).

* Le classement et l'archivage de documents.

Missions occasionnelles :
* La participation aux permanences le samedi, une à plusieurs fois par mois :
- Vous prendrez la parole en public, accompagnerez l'élu et lirez les actes ;
- Vous serez amené à être polyvalent sur les missions des autres unités du service et des autres services de la direction en cas de nécessité. Profils recherchés Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :
- Vous possédez des connaissances élémentaires en droit civil ;
- Vous savez accueillir et orienter le public ;
- Vous maîtrisez l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier ;
- Vous maîtrisez une ou plusieurs langues étrangères.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez un sens relationnel aigu ;
- Vous êtes discret et vous savez respecter la confidentialité ;
- Vous savez être réactif.