Au sein du service des achats publics et des affaires juridiques, l'assistant(e) contribue à la gestion administrative des procédures de marchés publics et des affaires juridiques de la Régie, sous l'autorité du responsable du service.
Il/elle assure un rôle clé de support organisationnel, documentaire et administratif, garantissant la conformité des procédures et la fluidité des activités du service.
1/ COMMANDE PUBLIQUE
- Assister les services dans le contrôle de gestion des marchés (révision, application des tarifs.)
- Aide à la préparation des dossiers de consultation des entreprises (DCE)
- Assurer la publication des avis de mise en concurrence (AAPC)
- Assurer la mise en ligne des consultations sur les plateformes de dématérialisation
- Assurer le suivi des consultations en cours sur les plateformes de dématérialisation (réponse aux questions des candidats, gestion des échanges)
- Organiser les commissions marchés (CAO ou C. MAPA)
- Participer à la rédaction des actes administratifs (courriers, notifications, ordre de service, avenant, etc.)
- Réaliser le dépôt dématérialisé des marchés au contrôle de la légalité
- Tenir à jour les tableaux de suivi des marchés
- Archiver les dossiers des marchés publics
2/ AFFAIRES JURIDIQUES
- Assurer les déclarations annuelles (SACEM, DREAL, etc.)
- Réaliser les démarches d'immatriculation des véhicules entrants et/ou de cession des véhicules en préfecture
- Rédaction de divers courriers et/ou mails
Aide à la préparation de rapports pour le conseil d'administration
3/ ASSURANCES
- Déclaration des entrées/sorties du parc
- Déclaration annuelle de l'état du parc
4/ COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire
- Capacités rédactionnelles
- Organisation et gestion des priorités
- Capacité à suivre des procédures
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Notions de base en marchés publics appréciées
- Notions en gestion des assurances et des sinistres appréciées
- Connaissance des outils de dématérialisation (profil acheteur) appréciée
Savoir-être
- Disponibilité
- Autonomie
- Discrétion et confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
- Adaptabilité
- Rigueur et fiabilité
- Sens du détail
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