Offre n° 197DTWV Assistant / Assistante de direction (H/F)
L'assistant(e) secrétaire-comptable agira sous l'autorité du directeur et en lien avec l'assistante de direction ; il/elle appuiera le directeur et l'ensemble des collaborateurs(-trices) à la demande, en particulier sur les missions et activités suivantes : Comptabilité : transmettre à l'expert-comptable d'AMANI les différents éléments requis ; mettre en place les procédures internes pour cela ; assurer la tenue et la mise à jour d'un tableau annuel de suivi des comptes et en particulier des dépenses ; suivre la procédure d'exécution des paies ; préparer et transmettre les éléments requis dans le cadre des conventions de financement passées avec les membres de droit ; Participer à la phase de développement et de montée en charge de l'agence ; en particulier à l'achèvement de son installation matérielle ; Assister tous les collaborateurs(-trices) en gestion, ressources humaines et soutien administratif pour assurer le fonctionnement de l'agence : accueil téléphonique, circuit courrier, mise à jour du tableau contacts, archivage, déplacements, réservation billets et hébergement. Assurer la préparation et le suivi des instances de gouvernance avec l'assistante de direction et le directeur ; Achats : contacter les fournisseurs, préparer les documents nécessaires aux procédures de dépenses (engagement, ordonnancement, liquidation, paiement) ; produire un tableau de suivi de la facturation ; Participer à la production de documents divers (administratifs, techniques), mise en page, relecture ; Classement des documents relatifs au fonctionnement de l'agence : organisation générale à mettre en place avec le directeur ; Organiser les réunions avec le directeur et les autres collaborateurs(-rices) : rendez-vous, déplacements, préparation de salle de réunion ; Accompagnement et support dans les actions de communication de l'agence ; gestion et logistique : contacts avec les intervenants divers, diffusion, publipostage, lien avec les sous-traitants, en lien avec la chargée de communication.
Profil souhaité
Formation BTS Comptabilité, BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI, ou formation universitaire en rapport avec le poste, niveau licence. Expérience professionnelle d'au moins 3 ans dans des domaines ou des pratiques similaires.
Expérience
* 3 An(s) Cette expérience est indispensable
* Bac+2 ou équivalents- Assistant direction Cette formation est indispensable
Compétences
* Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Cette compétence est indispensable
* Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
* Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
* Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
* Archiver des dossiers et documents de référence
* Classer des documents
* Collecter et analyser des données, des informations
* Créer, organiser ou coordonner un évènement
* Gérer un planning
* Mettre à jour un dossier, une base de données
* Organiser des déplacements professionnels
* Organiser la logistique des recrutements et des formations
* Relayer de l'information
* Réaliser la gestion administrative du personnel
* Techniques de prise de notes
* Utiliser les outils numériques
* Ce véhicule léger Ce permis est indispensable
Savoir-être professionnels
* Faire preuve d'autonomie
* Faire preuve de réactivité
Informations complémentaires
* Secteur d'activité : Activités des organisations politiques
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