Assistant de direction h/f

Parce que l’Agence Temporis Lille Experts & Cadres souhaite anticiper les futurs besoins de ses clients, nous cherchons dès aujourd’hui à identifier les talents de demain.


Nous recherchons notamment des Assistants de direction ( H/F)


Rattachée au Vice-Président en charge du développement international, la Direction des Relations Internationales pilote et accompagne la stratégie d’ouverture à l’international de l’établissement. Elle développe des partenariats, coordonne des projets internationaux, anime la dimension internationale du campus et soutient les initiatives des différentes facultés et écoles.


Vos missions :


1. Accueil et coordination

* Vous êtes l’interlocuteur privilégié du service :
* Accueillir et orienter les visiteurs (partenaires, étudiants, enseignants, institutions…)
* Gérer les appels et les emails entrants
* Assurer la circulation fluide de l’information entre les services et les partenaires
* Participer à la coordination de projets transversaux

1. Gestion administrative :


En véritable appui de la direction, vous,


* Gérez des dossiers en autonomie (préparation, suivi, archivage)
* Organisez les agendas, réunions et déplacements
* Préparez les supports (notes, synthèses, ordres du jour, comptes rendus)
* Suivez l’activité via des tableaux de bord et indicateurs
* Contribuez à la gestion documentaire et au respect des règles (notamment RGPD)
* Participez à la rédaction de documents et contrats

1. Organisation logistique


Vous assurez la bonne organisation des activités du service :


* Planifier réunions, événements et visites officielles
* Organiser les déplacements en France et à l’international
* Coordonner l’accueil de délégations étrangères
* Gérer les besoins matériels et les fournitures

1. Suivi budgétaire et gestion des commandes :

* Suivre les commandes, factures et notes de frais
* Assurer le lien avec les services comptables
* Participer au suivi budgétaire et aux reportings
* Mettre en place des outils de pilotage (tableaux de suivi, indicateurs)

1. Amélioration continue

* Participer à l’optimisation des प्रक्रédures et du fonctionnement du service
* Assurer une veille sur les pratiques du métier
* Représenter le service lors d’événements si nécessaire



Profil recherché :


* Formation Bac +2 minimum (secrétariat, assistanat, gestion…) ou expérience équivalente
* Expérience de 2 à 3 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement international


Compétences techniques :


* Maîtrise des outils bureautiques et numériques
* Bon niveau d’anglais (B2 minimum, écrit et oral)
* Gestion autonome des dossiers et des agendas
* Connaissance des outils de suivi de projet et de gestion budgétaire


Qualités personnelles :


* Excellent relationnel et sens du service
* Organisation, rigueur et autonomie
* Réactivité et capacité d’adaptation
* Discrétion et respect de la confidentialité


Conditions :


Type de contrat : CDI temps plein

Rémunération : entre 2 400 € et 2 600 € bruts mensuels


Dans le cadre de sa politique diversité, l’établissement étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, y compris celles de personnes en situation de handicap.


Ce type d’opportunités se présente régulièrement chez nos clients, alors n’hésitez pas à nous transmettre votre candidature.


Toute l’équipe a hâte d’échanger avec vous sur vos projets professionnels et de peut-être vous compter prochainement parmi notre équipe.