Finalité du poste
- Assurer l’assistanat de direction de la Directrice du Département Ressources Humaines et Formation ainsi que le secrétariat central de la DRH.
- Gérer le secrétariat des instances représentatives du personnel (notamment du CSE et du F3SCT du Comité).
- Contribuer à l’organisation du dialogue social et participer aux différentes échéances (élections professionnelles notamment).
- Suivi des contentieux administratifs de la DRH.
Contribution attendue
Secrétariat de direction
- Gérer l’agenda du DRH et DRH Adjoint (prise de rendez-vous et tenue de l’agenda) et l’organisation des déplacements, en lien avec le binôme au sein du secrétariat.
- Gérer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat central de la DRH
- Réaliser la gestion quotidienne du courrier (réception, traitement et orientations des correspondances écrites et téléphoniques)
- Assurer l’archivage et le classement des documents et des dossiers RH
- Rédiger et mettre en forme des documents, comptes-rendus, rapports et courriers
- Organiser des réunions, groupes de travail.
- Participer à une communication transversale au sein de la Direction et de l’ensemble des Directions du CHU
- Gestion administrative (saisie sur AGILETIME) des congés des AAH de la DRH.
Secrétariat IRP
- Etablir un pré-ordre du jour en lien avec l’AAH en charge du dialogue social.
- Préparer les documents à adresser aux membres des instances et constituer les dossiers.
- Assurer la logistique des réunions (réservation de salle, signalétique, planification des réunions préparatoires, envoi des convocations)
- Rédiger les comptes-rendus des CSE et des F3SCT du Comité.
- Veiller au bon déroulement règlementaire de la séance
- Organiser les visites des F3SCT. Participer aux visites et en établir le compte-rendu.
Dialogue Social :
- Programmer et assurer le suivi des rencontres mensuelles avec chaque organisation syndicale représentative et y participer, occasionnellement, en fonction de l’ordre du jour.
- Préparer, en lien avec les cadres du service, la préparation des éléments pour les rencontres mensuelles avec les organisations syndicales.
- Assurer le secrétariat (comptes-rendus) de certaines rencontres avec les partenaires sociaux.
- Participer à l’organisation des élections professionnelles.
- Mise à jour des différentes échéances / dossiers de l’agenda social afin notamment de permettre la construction des ordres du jour des instances.
- Suivi des correspondances avec les organisations syndicales et mise à jour du tableau de suivi.
Suivi des contentieux de la DRH :
- Assurer le suivi des contentieux (adressage des contentieux au cadre de la DRH concerné et complétude d’un tableau de suivi pour suivre l’avancement des procédures).
- Actualiser la procédure de gestion des frais liés au recours à des commissaires de justice ou à des avocats.
Engagement dans la dynamique de l’Institution
- Garantir une gestion administrative optimale des dossiers sous sa responsabilité.
- Appliquer les procédures et la réglementation applicable au sein de l’Institution.
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