Assistant administratif - service particulier (h/f)

Résumé du poste

Sous la responsabilité du Service Particuliers, l'assistant administratif - Service Particulier H/F assure la gestion administrative des dossiers travaux et subventions, la préparation des documents réglementaires, ainsi que la coordination des informations entre Bonglet et ISPE. Il garantit la

Les missions confiées :

Gestion administrative réglementaire :

Réalisation des Déclarations Préalables (DP) en mairie

Constitution et dépôt des DICT (Déclarations d'Intention de Commencement de Travaux)

Suivi des retours, relances et archivage des documents

Mise à jour des tableaux de suivi DP / DICT

2. Gestion des leads (OP Lead) :

Réception, qualification et affectation des leads entrants

Mise à jour et suivi des statuts dans l'outil OP Lead

Transmission aux équipes commerciales ou techniques concernées

Suivi de la transformation des leads

3. Saisie et préparation des devis :

Création et saisie des devis

Estimation des aides et subventions standard (MaPrimeRénov', CEE, autres)

Vérification de la cohérence des montants et des pièces

Transmission pour validation ou envoi client

4. Mise à jour et tenue des tableaux de suivi :

Tableaux aides, DP, DICT, suivi administratif

Contrôle de la cohérence des données

Mise à jour quotidienne ou hebdomadaire selon procédures

5. Gestion et traitement du SharePoint :

Organisation et classement des documents partagés

Suivi de la complétude des dossiers

Communication des informations aux équipes Bonglet et ISPE

Maintien à jour des procédures et flux documentaires

6. Gestion du standard téléphonique :

Réceptionner les appels entrants.

Identifier l'interlocuteur et l'objet de la demande.

Qualifier les contacts de la clientèle de type particulier (recueillir les informations nécessaires : identité, motif de l'appel, besoin exprimé, niveau d'urgence).

Orienter les appels vers le service ou la personne compétente.

Prendre et transmettre les messages.

Assurer le suivi et la traçabilité des demandes si nécessaire.

Fournir des informations de premier niveau (horaires, services, démarches...).

Mettre à jour les bases de contacts et annuaires internes.

Assurer éventuellement l'accueil physique des visiteurs.

Compétences requises
Savoir faire
- Solides compétences administratives
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, SharePoint)
- Aisance dans les outils métiers (OP Lead, logiciels devis)
- Capacité à comprendre des règles administratives et réglementaires
- Organisation, rigueur et gestion simultanée de plusieurs dossiers
Savoir être
- Sens du détail et fiabilité
- Autonomie et réactivité
- Très bonne communication écrite et orale
- Esprit d'équipe
- Confidentialité, professionnalisme
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Formation et expérience
- Bac à Bac+2 en administration, secrétariat ou gestion
- Une expérience en administratif travaux, énergie ou bâtiment est un plus
- Connaissance des aides (CEE, MPR) appréciée