Assistant administratif et budgetaire h/f

ASSISTANT ADMINISTRATIF ET BUDGETAIRE H/F LE
What will be your role?
Quel sera votre rôle ?
Assister les membres de l'équipe en prenant en charge le suivi administratif, logistique et budgétaire de ses activités

1- Réaliser les missions de secrétariat :
- Organiser l'agenda : prendre des rendez-vous, organiser des réunions et rencontres diverses
- Assurer le secrétariat pour laités de projet
- Rédiger des courriers/notes/CR, mettre en forme des supports de présentations, réunions
- Tenir à jour une documentation, le classement, ainsi que tout fichier utile au fonctionnement de l'équipe
- Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.)
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires.
- Gérer les fournitures

2- Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe (volume indicatif 40 missions par an)
- Elaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc...
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
- Réalisation des notes de frais,mandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes...

3- Responsabilité dans le suivi budgétaire du département :
- Tâches mensuelles :
• Gestion & suivi de la consommation budgétaire du département (ypris tableaux de bord par division) ;
• Gestion & suivi des fournisseurs (création fournisseurs, gestion desmandes, suivi de la facturation et des règlements) ;
• Veille sur le respect des procéduresptables et budgétaire du groupe au sein des deux départements ;
- Tâches trimestrielles : exercice budgétaire trimestriel
• Elaboration des matrices budgétaires pour les différentes revues ;
•pte-rendu et justifications de la consommation des postes budgétaires auprès de la DAF ;
• Consolidation et revues des budgets pour les années n+1 ;
• Eclairer le/la responsable budgétaire sur l'interprétation des écarts budgétaires et apagner le processus décisionnel en en apportant conseils et solutions ;
- Tâches biannuelles : provisions pour charges
• Identifier et justifier les charges nécessitant des provisions en mi-année et en fin d'année ;
• Consolider et diffuser auprès du Département financier les provisions avec leurs justificatifs.

4- Apporter un appui dans l'organisation d'évènements (anglais nécessaire)
- Assurer la liaison avec les prestataires
- Prendre en charge la logistique (réservations, déplacements, transport...)

5. Appui aux opérations spécifiques du département
- Appui aux équipes dans les saisies et le suivi des risques sur les opérations dans les systèmes informationnels (SIOP, Phare etc)

Who are we looking for?
Qui recherchons-nous ?

Le poste requiert autonomie et prise d'initiative, rigueur et adaptabilité. Une attitude allante, disponible et dynamique est essentielle, de même qu'une capacité à gérer son temps et prioriser les sujets en fonction des échéances (gestion budgétaire, échéances internes du département etc).
-pétences en informatique : bonnepréhension des systèmes d'information, gestion des fichiers numériques ;
- Maîtrise des outils bureautiques : Excel (formules, tableaux croisés dynamiques), Word, Outlook ; Capacité à automatiser certaines tâches ;
- Gestion et organisation des bases de données : saisie, mise à jour, vérification et extraction de données ;
- Bonne maitrise des logiciels et de l'environnement digital de l'AFD ;
- Bonnepréhension du planptable de l'AFD/PROPARCO et maîtrise des processus budgétaires ;
- Gestion documentaire : classement et archivage numérique ;
- Capacité à manipuler et analyser des données (tri, filtres, vérification d'erreurs) ; Esprit d'analyse pour détecter des incohérences ou erreurs dans les données ;
- Capacités relationnelles, disponibilité et sens du service, capacité à travailler en binôme et préparer/assurer les intérims ;
- Autonomie, capacité d'adaptation et flexibilité ;
- Organisation, gestion des priorités, réactivité, esprit d'initiative ;
- Savoir organiser et gérer les étapes d'un déplacement ;
- Disposer de qualités d'expression à l'oral et à l'écrit;
- Rigueur et attention au détail ;
- Confidentialité et respect des données sensibles.
- Expérience professionnelle d'au moins 3 ans sur un/des poste(s) similaire(s), via un/des expérience(s) sur les différentesposantes du poste (secrétariat, assistanat déplacements professionnels et logistique et appui budgétaire).

What team are you joining?
Le Département des risques (37 personnes hors CDD) est chargé de s'assurer que l'ensemble des risques auxquels PROPARCO est exposée, hormis les risques de conformité, sont bien identifiés et gérés. Ilporte deux divisions et une cellule : • La cellule CSR en charge de la mise en œuvre des dispositifs de mesure, de surveillance et de contrôle de l'ensemble des risques dont le département a la responsabilité qui assure également le pilotage desités internespétents sur ses sujets et héberge la fonction de secrétariat du mécanisme de traitement des plaintes environnementales et sociales ; • La division CSO en charge de l'émission des avis indépendants des risques et de seconde opinion réglementaire pour les nouvelles opérations en prêts, garanties et fonds propres et lors de la vie de ces dernières, en s'assurant du bon suivi des contreparties ; et • La division SPO en charge de la mise en place et du suivi des restructurations et/ou des sorties de certains projets ainsi que de la gestion des dossiers en contentieux.

Why join the French Development Agency?
Joining AFD means contributing to the construction of amon world, which is our Group's mission. A world inmon is a world that preserves and defends these five greatmon goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.
Job ID 9548