Description du poste Notre client est un opérateur public de premier plan engagé dans de grands chantiers de transformation et de modernisation : Transformation digitale : automatiser et digitaliser les processus pour offrir un accès plus rapide et efficace à ses services. Cela inclut le développement d'outils numériques pour mieux répondre aux besoins des entreprises. Amélioration de l'accompagnement des citoyens : renforcer l’accompagnement des publics en difficulté, avec des parcours personnalisés et un suivi plus soutenu. L’enjeu est de répondre aux besoins spécifiques et d’assurer une meilleure insertion. Renforcement des partenariats avec les entreprises : mieux structurer la collaboration avec les entreprises, notamment pour identifier et combler les besoins en compétences en offrant des conseils personnalisés et stratégiques. Réponse aux enjeux sociaux et de responsabilité : intégrer, en tant qu’entité publique, des objectifs de responsabilité sociale, incluant la promotion de la diversité, la lutte contre les discriminations, et le respect des normes de protection sociale. Missions principales : Les principales missions et activités qui sont proposées dans le cadre de ce stage sont les suivantes : Suivi et coordination des projets : Assurer la mise en place et le suivi du reporting projet. Préparer et organiser les réunions de suivi (Comités de Pilotage, comités projet, …) avec les parties prenantes. Veiller au bon déroulement des processus économiques des projets (intégration projet). L’intégration mensuelle est le processus qui permet de reconnaître le chiffre d’affaires mensuel d’un projet ou d’un ensemble de projets. Gestion des commandes et des prestations : Saisir et valider les demandes de commandes dans le système client. Gérer les ordres de mission et les déclarations d'activités pour les sous-traitants. Suivre la conformité des prestations en termes de nombre de jours et d’UO (Unités d'Œuvre). Suivi des risques et des actions : Maintenir à jour les risques projets dans l’outil Sopra Steria. Identifier et suivre les actions correctives issues des instances de direction et de surveillance. Garantir la cohérence et l'exactitude des données de risque partagées avec les équipes projets. Gestion du reporting et des indicateurs financiers : Mettre à jour les indicateurs mensuels et trimestriels (CA, UO facturés, etc.). Consolider les données pour les indicateurs de performance en utilisant les fichiers COPIL (Comités de pilotage) et autres tableaux de bord. Veiller à l’intégrité et à la précision des informations financières pour le calcul du chiffre d’affaires. Saisie et validation des PV (Procès-Verbaux) : Préparer et émettre les PV pour validation par le client. Travailler avec les responsables opérationnels pour ajuster les PV en fonction des jours validés. Participer au processus de facturation post-validation. Proposition et amélioration des pratiques en place : Être critique sur les activités et pratiques en vigueur, Proposer des idées d’optimisation / amélioration via de la méthode / des outils, Animer des sessions d’amélioration de processus internes Les apports du stage : Le stage et les différentes activités associées doit permettre de : Découvrir un métier passionnant au sein du leader européen de la transformation numérique Comprendre les enjeux d'un projet et respecter ses engagements vis-à-vis d'un client Se confronter au métier de chef de projet Faire preuve d’innovation et de leadership en contribuant à l’amélioration des processus Être formé(e) aux technologies ainsi qu'aux méthodologies mises en œuvre par le groupe Côtoyer des experts dans leurs domaines à même de vous guider dans vos premiers pas Mettre en avant ses idées, ses propositions dans l'optique d’améliorer le fonctionnement interne et externe Environnement technique : L’environnement technologique de travail pour ce rôle de chef de projet adjoint / PMO inclut : Outils de gestion de projet et de collaboration : JET : Utilisé pour le suivi des risques et des actions, avec des règles de nommage spécifiques pour assurer une bonne gestion des risques projets. Microsoft PowerPoint : Utilisé pour la préparation des présentations des rapports de gouvernance et des indicateurs de performance lors des comités de pilotage et autres réunions avec les parties prenantes. Microsoft Excel : Principal outil pour le reporting, les indicateurs financiers, et les fichiers de suivi des collaborateurs et des commandes. Microsoft Power BI : Cet outil sert à visualiser et analyser les données consolidées, permettant au PMO de créer des tableaux de bord dynamiques pour le suivi des indicateurs financiers et de performance. Microsoft Copilot ou d’autres outils d’IA : Outil d’assistance intelligente, offrant une aide dans la rédaction de rapports, l’analyse des données et l’automatisation de tâches répétitives, ce qui optimise l’efficacité du PMO dans la gestion des projets et du reporting. Système de gestion contractuel : GAC (Gestion Administrative et Comptable) : Utilisé pour la saisie et la validation des demandes de commandes, ainsi que pour la facturation et la validation des Procès-Verbaux (PV) des prestations. Autres outils spécifiques : Systèmes internes de Sopra Steria pour le suivi des activités et déclarations des collaborateurs.
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