Description du poste
Au sein de notre Centre de Création situé à Levallois- Perret vos principales missions consistent à :
1. Assurer l'assistanat du Président & de la Directrice France 40 % :
- Gérer de manière fluide et proactive les agendas de deux dirigeants, coordination des réunions et de toute la logistique afférente, comptes-rendus et suivi
- Organiser les déplacements, le plus souvent internationaux, notes de frais
- Assurer un support sur l'outil Administration du personnel (congés, TT, )
- Réaliser Suivi et pré-validation des factures
2. Assurer la Coordination opérationnelle Fine Fragrance en lien avec la Responsable des Environnements de travail (30 %) :
-Suivre et mettre à jour de manière hebdomadaire le calendrier parfumeurs, diffusion aux équipes
- Coordonner les présentations GFF ( global Fine Fragrance): mise à jour et préparation des présentations pour les business reviews trimestrielles, executive group meeting mensuel,
- Assurer la planification, ODJ et CR des meetings mensuels managers (planification, ODJ, CR)
- Apporter une assistance aux équipes sales sur les plans d'intimacy, accounts reviews.
3. Hospitality Management - En collaboration avec la Responsable Environnements de Travail (30 %) :
- Participer à l'organisation des événements internes ou externes: recherche fournisseurs, lieux, réservations catering (buffets, plateaux repas, restaurants), suivi commande et facturation. Réservations salles, coordination et suivi de l'intendance et du bon déroulement des événements.
- Assurer la coordination desvisites FF: Préparation et coordination des visiteurs internationaux (parfumeurs, filiales, trainees perfumers)
- Coordonner de tous les événements internes ou externes, contribution active à la vie du site
Profil du candidat recherché
De formation Bac /3 vous avez acquis une solide expérience en assistanat dans des environnements exigeants.
Vous maîtrisez les outils bureautiques : Excel avancé, word, ppt avancé, canva
Anglais courant (B2) requis.
Votre rigueur, votre proactivité et votre sens aigu de la confidentialité ne sont plus à démontrer et feront de vous le point de relai indispensable entre la direction et les équipes internes situées tant à Levallois-Perret qu'au siège social basé au Bar sur Loup près de Grasse.
Grâce à vos excellentes capacités relationnelles vous saurez vous adapter aux différentes personnalités d'une maison de création et ferez preuve tant de diplomatie et de fermeté quand nécessaire. Enfin, votre sens du service, votre capacité à garder toujours une vue hélicoptère feront de vous le pivot central d'une maison de création en pleine évolution, dans un environnement passionné et passionnant.
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