Description :
Le responsable du service facturier exercera son activité sous la responsabilité de l’Agent comptable secondaire de la Délégation régionale.
Il/elle aura pour mission d’animer et encadrer le service facturier composé de 5 agents mais également:
- Effectuer les contrôles réglementaires relatifs aux dépenses, aux décomptes financiers, et aux imputations comptables
- Rapprocher les factures reçues via Chorus Pro, des bons de commande et des pièces justificatives pour contrôle avant intégration et/ou saisie dans le progiciel de gestion financière et comptable (SIFAC+).
- Effectuer la prise en charge comptable des opérations et la préparation du paiement des dépenses (contrôle de régularité…)
- Gérer les relations liées au traitement des factures avec les services ordonnateurs
- Exploiter les relances « fournisseurs » et collaborer à la relation avec les fournisseurs
ACTIVITÉS PRINCIPALES
• Encadrement et management de l’équipe (réunions d’équipe régulières)
• Pilotage de l’activité (répartition de la charge de travail, liaisons avec les services prescripteurs, reporting auprès de la hiérarchie)
• Expertise et suivi direct des dossiers complexes
• Contrôle et prise en charge des dépenses d’investissement (marchés de travaux et conventions de mandat, suivi des immobilisations)
• Contrôle et prise en charge de dépenses de fonctionnement de deux périmètres d’activité (restauration et hors restauration)
• Visa de second niveau des opérations de dépenses de l’équipe (sur échantillon).
• Contrôle interne de la dépense (dépenses de fonctionnement, frais de mission, dépenses d’investissement) : suivi des contrôles et formalisation, plan d’action du contrôle interne, rédaction de fiches de procédure interne au service facturier
• Veille réglementaire et formation des agents de l’équipe et participation aux formations des agents des services prescripteurs (le cas échéant)
• Appui fonctionnel sur les opérations financières auprès des services prescripteurs
• Participation aux travaux de fin d’exercice et planifie leur exécution au sein du SFACT.
• Prise en charge des dépenses : factures sur devis ou marché ; les avoirs et avances ; les états de frais liés aux déplacements ; les gratifications de stage ; les relevés d’opération des carte logées pour les marchés d’hebergement et de transport et les relevés d’opération des cartes achats ; les demandes de remboursement aux agents
Profil recherché :
SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE
• Respect de la confidentialité des informations traitées
CONNAISSANCES
• Connaissance de la règlementation comptable et budgétaire, applicable aux dépenses des établissements publics nationaux (EPN)
• Les principes de la GBCP
• Les règles de la commande publique
• Les règles comptables
• La règlementation applicable à la prise en charge des frais de mission en France et à l’étranger
• Les règles applicables en matière de TVA
• Le rôle et la portée du contrôle interne : Les contrôles et la traçabilité des contrôles à réaliser
• La maîtrise des outils informatiques (SI INSERM + suite office)
• La connaissance des procédures et des circuits de décision en matière financière et comptable applicables à l’Inserm
SAVOIR-FAIRE
• Respecter et faire appliquer les règles financières, budgétaires et comptables.
• Contrôler et la valider les dépenses publiques complexes
• Encadrer/animer une équipe
• Définir une politique de maîtrise des risques et un dispositif de contrôle interne au sein du service facturier
• Savoir gérer son activité et l’activité du service dans le calendrier prévu
• Assurer la formation et l’accompagnement du personnel su SFACT
• Mettre en place des circuits de gestion efficaces avec les services gestionnaires
APTITUDES
• Compétences managériales (expérience requise)
• Discrétion professionnelle et confidentialité exigées
• Capacités à assumer des responsabilités et à rendre compte à la hiérarchie
• Capacités à animer des réunions
• Capacité d’initiatives
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Sens de l’écoute et du dialogue, qualités relationnelles
• Sens de l’organisation (respect des délais)
• Rigueur/fiabilité
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