Assistant/assistante de direction

Description du poste

Au sein du Secrétariat de Direction, vous travaillez en binôme avec l'assistante de Direction en poste, sous l'autorité de l'attachée de Direction et de la Directrice, afin d'assurer les missions principales suivantes :

-assurer le secrétariat au sein de la Direction de la CPAM : gestion des agendas de 5 Agents de Directions ; organisation et réservations des déplacements ; réservation des salles de réunion ; gestion de 4 messageries électroniques ; réponse téléphonique ; accueillir les interlocuteurs internes ou externes ; mise à jour de l'annuaire local; gestion du courrier…

-assister les 5 Agents de Direction dans leur quotidien : faire preuve de bon sens et d'initiatives pour faciliter les activités de la Direction

-garantir la bonne tenue des échéances et le suivi des dossiers / projets de la Direction

-préparer les réunions : constitution des ordres du jour et des dossiers pour la Direction ; veille medias sur les sujets en cours, recherche d'informations, prises de contacts ; organisation logistique ; coordination des réunions externes en lien avec les secrétariats respectifs

-rechercher, diffuser, prioriser et archiver les informations nécessaires pour la Direction.

-assurer la ventilation et le suivi de la mise en œuvre de la documentation diffusée par la CNAM auprès de l'ensemble des services de la caisse.

-participer à l'organisation des événements et de la communication de la Direction en lien avec l'attachée de Direction.

-prendre le relais de l'assistante de Direction en cas d'absence : curiosité ; coordination et suivi ; sens du travail en équipes sont des qualités attendues

-contribuer activement à l'efficience du secrétariat de Direction

Profil recherché

Vos compétences

Être titulaire d'un BTS Assistant de Direction (et/ou pouvoir justifier d'une expérience professionnelle avérée dans le domaine ou assimilé)

1. Polyvalence, forte capacité d'adaptation et de gestion de plusieurs dossiers simultanément
2. Sens de l'organisation et capacité de travail dans des délais contraints
3. Confidentialité, discrétion et disponibilité
4. Esprit collaboratif et goût du travail en équipe et de la collaboration avec des acteurs multiples
5. Excellent relationnel et dynamisme
6. Rigueur et autonomie
7. Curiosité et capacités de prise d'initiatives, de propositions
8. Qualités d'expression orale / écrite et de synthèse.
9. Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Power Point, Excel, One Note
10. Connaissance de l'environnement institutionnel et fort attachement à la préservation du système de protection sociale

Informations complémentaires

Entretiens prévus le 15/06/

Nous recrutons un CDD en temps plein à Chartres à compter du 17 août .

11. Niveau d'emploi : 4A (,88€ brut mensuel+ prime d'intéressement)
12. Horaires variables, 3 RTT/an
13. Nombreux avantages : mutuelle, remboursement partiel des frais de crèche, remboursement transport pris en charge à 75%, forfait mobilités durables, CET, carte déjeuner, CSE…