Assistant (e) operations commerciales h/f

Description




Gilead Sciences Inc. est une société biopharmaceutique basée sur la recherche qui découvre, développe et commercialise des médicaments innovants dans des domaines où les besoins médicaux ne sont pas satisfaits. L'entreprise s'efforce de transformer et de simplifier les soins pour les personnes atteintes de maladies potentiellement mortelles dans le monde entier. Gilead a des opérations dans plus de 35 pays à travers le monde, avec son siège social à Foster City, Californie, États-Unis.

Assistant (e) Operations Commerciales H/F

1. Le département Opérations Commerciales de Gilead France comporte 26 personnes réparties en 3 équipes : Business Analytics, Digital/Learning & Development (L&D) et Trade Operations
2. Il est dirigé par le Directeur Opérations Commerciales France
3. L’Assistant(e) Opérations Commerciales travaille donc pour le Directeur du Département ainsi que pour les Responsables des 3 équipes

Essential Functions:

4. Ses principales missions auprès du Directeur du département Opérations Commerciales sont :Le suivi budgétaire : demandes de devis, établissements des bons de commande (création initiale et de complément si besoin, adéquation entre les factures et les commandes, suivi de leur paiement, suivi mensuel global des dépenses et alerte en cas d'écart, identification des provisions de fin d'année, préparation de la clôture budgétaire annuelle). Il/elle est le relais auprès de l’équipe Finance pour la consolidation des suivis des différents centres de coûts du département Opérations CommercialesLa gestion des contrats : élaboration en concertation avec l’équipe Legal, gestion et suivi des approbations électroniques et archivageLa coordination du rassemblement des documents préparant les auditsLa coordination d'événements spécifiques tels que les congrès des pharmaciens d'hôpitaux : réunion préparatoire avec les organisateurs et gestion de l'organisation (réservation emplacement, gestion de l’envoi du stand et des documents, organisation des présences (siège et terrain))La gestion de certaines réunions complexes : Business Reviews, LE (dernières estimations), Comité mensuel des Opérations Commerciales (préparation, collecte des infos et compte-rendu)L’organisation des réunions d’équipe : préparation, compte-rendu et le suiviLe secrétariat : gestion de son agenda (organiser/prioriser & gérer les conflits d'agenda), de ses déplacements, des réunions et de ses notes de frais
5. Ses principales missions auprès des Responsables des 3 équipes sont :Le suivi budgétaire : demandes de devis, établissements des bons de commande (création initiale et de complément si besoin, adéquation entre les factures et les commandes, suivi de leur paiement, suivi mensuel global des dépenses et alerte en cas d'écart, identification des provisions de fin d'année, préparation de la clôture budgétaire annuelle)La gestion des contrats (études de marché, prestation de services…) : élaboration en concertation avec l’équipe Legal, gestion et suivi des approbations électroniques et archivagePréparation des Training Forums et formations avec les Professionnels de Santé (élaboration du contrat PS avec soumission LAC, suivi du recueil des documents et paiement des honoraires et notes de frais des PS)Le rassemblement des documents préparant les auditsLa coordination du processus d'intégration des nouveaux membres Com Ops et des nouveaux Délégués Hospitaliers sous la supervision de l'équipe Digital/L&D : agenda, contacts des réunions avec les parties prenantes de GileadLe soutien ponctuel auprès des 3 équipes sur des sujets demandant une aide supplémentaire après revue des priorités

Expériences - Connaissances souhaitées :

6. Nécessite un minimum d'un diplôme d'études secondaires et 3 à 5 ans d'expérience en administration (ex : BTS Assistant de direction bilingue) d’équipes avec des métiers différents
7. Solides compétences organisationnelles, tout en étant attentif aux détails et avec une capacité d'analyse et de synthèse
8. Capacité à gérer le multitâche et les projets sur des sujets très différents
9. Travail en équipe et transversal avec d’autres départements, forte capacité relationnelle
10. Curiosité, créativité, proactivité, anticipation des besoins
11. Excellente maîtrise des outils informatiques
12. Connaissance du milieu pharmaceutique
13. D'excellentes compétences verbales, écrites et interpersonnelles sont requises
14. Nécessite la connaissance, la compréhension et la mise en œuvre des politiques et procédures administratives, de bureau et de Conformité/Conduite des Affaires.
15. Travaille sous une supervision minimale
16. Anglais : niveau courant
17. Connaissance et utilisation de SAP S4HANA

Respecter et appliquer les valeurs de Gilead Sciences :

18. Responsabilité
19. Inclusion
20. Travail en équipe
21. Excellence
22. Intégrité

For jobs in France:

Conformément à la Loi « Informatique et Libertés » (06/01/78), nous vous informons du fait que les données personnelles renseignées pourront faire l'objet d'un traitement informatique par Gilead et pourront être transmises aux Organismes Sociaux. Par ailleurs, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit en contactant:

Equal Employment Opportunity (EEO)

It is the policy of Gilead Sciences, Inc. and its subsidiaries and affiliates (collectively "Gilead" or the "Company") to recruit select and employ the most qualified persons available for positions throughout the Company. Except if otherwise provided by applicable law, all employment actions relating to issues such as compensation, benefits, transfers, layoffs, returns from layoffs, company-sponsored training, education assistance, social and recreational programs are administered on a non-discriminatory basis (i.e. without regard to protected characteristics or prohibited grounds, which may include an individual’s gender, race, color, national origin, ancestry, religion, creed, physical or mental disability, marital status, sexual orientation, medical condition, veteran status, and age, unless such protection is prohibited by federal, state, municipal, provincial, local or other applicable laws). Gilead also prohibits discrimination based on any other characteristics protected by applicable laws.


For Current Gilead Employees and Contractors:

Please apply via the Internal Career Opportunities portal in Workday.