Votre fonction
Au sein de notre service FPTLV (Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie), vous êtes garant.e du suivi administratif des formations, dans le respect de la certification Qualiopi et du guide des procédures mis en place. Vous êtes enrelation constante, en interne avec les assistantes, les coordinatrices pédagogiques et la chargée de développement du service, en externe avec les établissements, les apprenants et les formateurs. Vous serez placé.e sous la responsabilité de la direction du service FPTLV. Vos principales missions :
- Vous êtes impliqué.e dans les démarches en avant-vente : gestion de la boîte mail FPTLV, alimentation du tableau de suivi des actions et mise à jour du statut administratif, élaboration des devis en concertation avec les coordinatrices pédagogiques ou en autonomie (dans le cadre d'un renouvellement d'action de formation par exemple), mise en place de la planification des actions en relation avec les établissements et les formateurs
- Vous avez la responsabilité de l'élaboration, la transmission et du suivi de l'ensemble des documents administratifs en amont, pendant, en fin et en aval de l'action de formation
- Vous êtes amené.e à gérer les réservations de salle et de matériel nécessaires à la bonne réalisation des formations
- Vous assurez le suivi du bon déroulement des formations, en lien avec les coordinatrices pédagogiques, et êtes impliqué.e dans la résolution des aléas pouvant être rencontrées sur les formations (absence d'un formateur, annulation, report.)
- Vous tenez à jour l'ensemble des informations rattachées aux actions de formation sur l'outil YPAREO et en vérifiez la complétude en fin d'action pour répondre aux exigences Qualiopi. Vous gérez les relances auprès des différentes professionnels impliqués pour atteindre cet objectif.
- Vous êtes garant.e des données et informations comptables transmises pour la facturation au service comptabilité
- Vous participez aux réunions d'équipe et aux réunions administratives du service
- Vous êtes force de proposition pour l'amélioration continue des processus administratifs
Dans le cadre de la prise de fonction, un accompagnement sera assuré, au siège de Chemillé, par les assistantes en poste.
Le profil que nous recherchons:
Vous êtes titulaire d'une formation et/ou d'une qualification de niveau 5 (Bac+2 - Assistanat de gestion, de direction, RH) et d'une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans le secteur de la formation.
Les compétences attendues :
- Vous appréciez le travail en équipe
- Vous êtes méthodique, organisé.e et rigoureux.se
- Vous savez faire preuve de réactivité, d'implication et de discrétion
- Vous disposez d'un très bon sens relationnel
- Vous avez des bonnes capacités rédactionnelles
- Vous avez de bonnes capacités d'adaptation
- Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques (Word, Excel, Outlook,.)
- La connaissance du logiciel YPAREO serait un plus
Vous êtes en capacité de gérer en autonomie votre temps et vos priorités, de passer facilement d'un dossier à un autre plusieurs fois dans votre journée.
Conditions :
- Type de contrat : CDD d'un an à 80%
- Localisation du poste : Période d'intégration et de formation à prévoir sur Chemillé (49) dès la prise de poste (≤ 4 mois) puis localisation sur Angers (49).
- Poste à pourvoir au plus tôt
- A compétences égales, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Rémunération et avantages :
- Une structure à taille humaine, dans laquelle vous êtes écouté et valorisé
- Des sujets de travail passionnants et renouvelés
- Rémunération selon CCN du 15/03/66 - Mini 1502 € brut/mois + prime Ségur
- Possibilité de télétravail (1 jour par semaine)
- Des avantages du CSE sous conditions : chèques déjeuner/vacances.
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