Cdd - chargé de relations clients internes et communication h/f

Positionnement : Au sein de la Direction des Services aux Collaborateurs, rattachée à la Direction de l'Environnement de Travail et de la Sécurité (DETS), vous reportez à la Responsable du Standard - Ligne Info Services. Lieu de travail : Pré Saint Gervais (93) avec des déplacements ponctuels en Ile de France (Paris & Bobigny).

Horaires de travail : en rotation hebdomadaire entre 8h30/9h30/11h sur 3 semaines. Horaire de fin de vacation le plus tardif : 9h.


Fonction

Contribuer aux actions de communication de la DETS auprès des collaborateurs de la maison Hermès (ses clients)

Contribuer à l'animation et au partage d'information entre les équipes de la Direction des Services aux collaborateurs et avec les autres directions DETS, par le développement d'une base documentaire et l'organisation de temps d'échanges.

Missions

Communication interne DETS auprès des collaborateurs Hermès

Au sein de l'équipe relation clients internes nommée « Ligne Info Services »,

a) Renseigner les clients par un accueil réactif et de qualité (téléphonique ou par messagerie) :

* Délivrer des informations générales sur le fonctionnement des sites : accès et horaires d'ouverture, services proposés sur les sites, orientation vers les applications adéquates (Palominow, MEO, Agoras, etc…), parc de salles de réunion…
* Informer sur les procédures ou contacts au sein de la DETS et d'Hermès en général.
* Accompagner les collaborateurs dans l'utilisation de l'application interne de suivi des demandes techniques et informatiques (« Palominow »).
* Identifier les situations d'urgence nécessitant une intervention immédiate et assurer l'interface avec les équipes techniques.
* Effectuer les réservations de salles de réunion évènementielles selon planning et les reporter dans le tableau partagé avec les équipes de manutention-déménagement. Le cas échéant, rechercher des solutions alternatives.
* Occasionnellement, répondre au Standard en cas d'absence du titulaire.

b) Assurer la bonne gestion et fiabilité des communications écrites de la DETS :

* Rédiger, mettre en forme et diffuser les communications quotidiennes adressées aux divers sites Hermès
* Constituer une bibliothèque des communications dont des modèles de courriels par thème. Le cas échéant, mettre en place des nouveaux modèles.
* Assurer le suivi et la fiabilité du planning de diffusion des communications : identifier les communications récurrentes afin d'anticiper leur préparation et prévoir leur diffusion (ex : maintenance technique, ramassage de vaisselle, fermetures restaurants…).
* En collaboration avec la Chargée Planification de la direction, partager et faire évoluer la trame du planning.

Partage d'information de la Direction des Services aux collaborateurs

a) Développer la base documentaire de la Ligne Info Services :

* S'assurer de la bonne mise à jour des procédures et des fichiers partagés (dont la bibliothèque des communications) au sein de l'équipe.
* Être le garant de la mise à jour l'espace documentaire Ligne Info Services sur Agora.
* Etudier et sélectionner les outils collaboratifs adéquats afin d'améliorer la communication, de faciliter le travail en équipe et l'organisation de l'activité (Teams, Agora, Lists, To do, Planner…).
* Contribuer à l'établissement du reporting de statistiques d'activité sur service.

b) En support des Managers et de sa Direction, élaborer et organiser des actions et événements de partage d'information et de lancement de projets (réunions, séminaires…)

Profil et qualités attendues

* De niveau Master 1 à 2 en école de communication ou de commerce, vous possédez une ou plusieurs expériences en entreprise (stage, contrat en alternance…), où vous avez su mettre en avant votre excellent relationnel et votre approche du terrain.
* Réactif(ve), curieux(se), vous avez d'excellentes qualités de rédaction et d'expression orale alliées à un grand sens du service clients.
* Organisé(e), avec un goût prononcé pour le travail en équipe, vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques (Powerpoint, Word, Excel) ainsi que celle de logiciels de graphisme (Illustrator/InDesign/Première Pro).


"Créateur, artisan et marchand d'objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie près de collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d'entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l'autonomie de chacun grâce à un management responsable. L'entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d'exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature – source de matières d'exception. Seize métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans près 300 magasins dans le monde.