Adjoint(e) administratif(ve) – secrétaire / vaguemestre

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Secrétariat:

–Gestion des demandes d’autorisation de stationnement au sein de la caserne via démarches simplifiées;

–Procéder aux scans et aux photocopies de tous les documents utiles au commandant de région et à l’état-major;

–Accueil physique et téléphonique des personnels de la région;

–Mise à jour des documentations, classement et archivage;

–Rédaction des permanences;

–Assurer les missions du secrétariat en cas d’absence du chef de section et de son adjoint (gestion des messageries organiques, traitement et diffusion de l’information de la boîte mail régionale, ventilation des parapheurs…);

–Gestion par anticipation des consommables (papier, toner…) des imprimantes de la DAO et du CDR.

–Gestion du parc automobile: gestion des réservations, suivi administratif de l’entretien des véhicules en lien avec le SGAMI de OISSEL.

–Liaisons régulières avec le SGAMI de OISSEL.

–Assurer la continuité de service en suppléant si besoin la hiérarchie de la section

commandement.

Vaguemestre :

–Orientation et tri du courrier;

–Réexpédition des lettres et colis;

–Liaisons tribunal, préfecture, la poste;

–Envoi des colis en France et à l'étranger via DHL ou GEODIS ;

–Gestion des stocks relatifs à la machine à affranchir, tampons encreurs, papier;

Activité annexe:

–Assurer le soutien logistique dans l’organisation des séminaires et colloques régionaux de l’État-major.

–En tant que de besoin, exécution de missions spécifiques ponctuelles à la demande exclusive de la hiérarchie DAO.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Secrétariat du chef de la division de l’appui opérationnel, gestion du courrier, gestion de l'ensemble des documents émanant des services de l'état-major, maintien à jour de la documentation, gestion de la vie du quartier.

Effectifs du service

Un chef de section, un adjoint, un conducteur d’autorité, un adjoint administratif.

Liaisons hiérarchiques

Un chef de section subordonné au chef du bureau commandement

Liaisons fonctionnelles

En relation permanente avec l'ensemble des services de l'état-major ainsi qu'avec les unités opérationnelles subordonnées. Est le contact privilégié pour les services et les entreprises extérieures en matière de courrier.