Référence CSP: O069250/528000559
Sous l'autorité directe du responsable de l'unité accueil, assurer l'accueil physique et/ou téléphonique de la collectivité des sites de Lyon ou Clermont-Ferrand, dans le cadre du plan Vigipirate.
Assurer en parallèle les missions administratives dévolues au service et à la Direction du Patrimoine Immobilier et des moyens généraux.
Activités principales :
En matière d'accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et orienter les visiteurs sur l'ensemble du site en veillant à promouvoir l'image de la Région
- Réceptionner et orienter les appels de la Région en veillant à répondre aux besoins des interlocuteurs
Les missions exercées quotidiennement :
- Dispenser une information de premier niveau et orienter vers le bon interlocuteur au sein des directions, plus généralement toutes tâches qui pourraient contribuer à un accueil de qualité
- Accueillir en respectant les règles mises en place dans le cadre de Vigipirate
- Assurer la gestion et la validation selon les modes d'attribution de tickets de transport en commun et inscription navette Région en veillant à la traçabilité des données
- Gérer l'attribution de places de stationnement temporaires dites Joker pour les véhicules des agents de la collectivité selon les règles d'attribution définies
- Assurer le suivi de la gestion des demandes de séminaires, moments de convivialité, jusqu'à l'exécution de la commande
- Effectuer des activités administratives annexes : envoi de documentations, recherche et mise à jour de fichiers, saisie des bons de commande dans GDA pour le service accueil/manifestation...
Selon les besoins, l'agent pourra être amené à :
- Prendre et transmettre des messages
- Participer à l'accueil des manifestations, colloques et assemblées régionales
- Si besoin, dans des situations particulières, exercer des fonctions d'accueil et d'accompagnement des visiteurs, circulation courriers, suivi appels d'offre, colis, parapheurs
- Plus généralement apporter le renfort nécessaire aux autres services de la Direction du Patrimoine Immobilier et des Moyens Généraux
L'amplitude horaire d'ouverture des accueils est de 08H00 à 17H30 du lundi au vendredi sans interruption.
Il existe deux cycles de travail 8h00 / 16h45 et 8h45/17h30 que l'agent assure une semaine sur deux sous réserve d'ajustement pour nécessité de service.
Les missions du poste sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités de service.
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