Assistant(e) des activités médicales (h/f)

Environnement du poste
La supervision et l'encadrement des activités de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus est une mission historique confiée par la loi de bioéthique à l'Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contrat d'Objectifs et de Performance (COP) de l'Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1.
Les services régionaux (SR) Ile-de-France/Antilles/Guyane, services essentiels de l'Agence qui relève de la direction du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus (DPGOT), contribue à l'élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d'organes et de tissus et en assure la mise en œuvre en les déclinant en objectifs opérationnels au niveau local, régional et inter-régional.
Ils assurent par ailleurs une activité de régulation des prélèvements d'organes et de tissus H24.

Missions principales
1. Prendre en charge un comité au sein du SNDV :
- Réaliser le recueil auprès des équipes hospitalières des données à caractère médical, dans le respect des délais, pour assurer la complétude du dossier donneur ;
- Transmettre les données auprès du médecin pour validation avant la convocation du donneur ;
- Transmettre aux experts les informations de chaque donneur dans le respect des délais ;
- Assurer la composition du planning des auditions aux comités donneur vivant ;
- Assurer la gestion logistique d'un comité donneur vivant.

2. Prendre en charge le secrétariat d'un réseau de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin - cadre infirmier animateur de réseau :
- Gérer les rendez-vous auprès des interlocuteurs institutionnels ;
- Gérer le suivi des autorisations et conventions de prélèvement ;
- Assurer la mise à jour des acteurs des coordinations hospitalières et des équipes de greffe sur la base SESAME ainsi que leurs droits d'accès au portail de l'Agence de la biomédecine ;
- Assurer le suivi et l'archivage documentaire du réseau.

3. Prendre en charge des nouvelles des receveurs à J10 de la greffe :
- Solliciter les équipes de greffe dans le cadre du recueil des données attendues ;
- Implémenter les données sur une application dévolue dans le cadre de l'information aux équipes de coordination hospitalière de prélèvements d'organes.

4. Participer à la continuité du service en cas d'absence des autres assistantes des activités médicales.

5. Assurer la gestion administrative des dons croisés en lien avec le pôle national de répartition des greffons (PNRG).

Relations fonctionnelles
L'assistant(e) des activités médicales sera en relation étroite :
- En interne, avec les Services Régionaux, la Plateforme Nationale de Répartition des Greffons (PNRG), le secrétariat de la DPGOT,
- En externe, avec l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus.

Spécificités et contraintes du poste
- Respect de la confidentialité en raison de la gestion de données médicales sensibles (donneurs décédés, patients greffés)
- Horaires à organiser au sein du secrétariat (entre 8h30 et 17h30).
- Possibilité d'assurer le secrétariat trinôme d'un réseau hors Ile de France (nécessitant quelques déplacements annuels pour la participation aux réunions de service)

Connaissances, compétences et aptitudes
- Formation souhaitée : BTS assistanat médical
- Expérience souhaitée : Dans le domaine médical
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, et internet)
- Connaissance du secteur public hospitalier appréciée
- Aptitudes :
- Connaissance de la terminologie médicale
- Capacités d'adaptation
- Gestion des priorités et maîtrise des échéances
- Qualités organisationnelles : rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'initiative
- Disponibilité, polyvalence et confidentialité