Descriptif du poste
Principaux objectifs de l’alternance :
1. Participer à l’efficacité des fonctionnements de l’ONG sur la gestion des archives
2. Découverte, analyse et amélioration des procédures d’archivage de Solidarités International
3. Développement d’outils et de modules de formation sur la gestion des flux d’archives
4. Accompagner la transition numérique de l’archivage papier
5. Assister la/le référent.e Stock, Transport & Douane sur les tâches nécessaires au suivi de la conformité ainsi que sur la mise en œuvre des chantiers du service
6. Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain)
Principales tâches :
7. Appuyer le développement et la diffusion d’outils dédiés à une gestion efficace des flux d’archives
8. Participer aux échanges avec le terrain sur la gestion des flux d’archives
9. Avec le département logistique, réceptionner les archives du terrain arrivant au siège de l’ONG
10. Contrôler la conformité des archives réceptionnées et faire un retour à la mission sur les problématiques rencontrées
11. Assurer la manutention, l’aide au déchargement des camions de livraison, ainsi que la mise en carton et l’étiquetage des archives réceptionnées
12. Organiser et ranger l’espace de stockage dédié aux archives
13. Mettre à jour et optimiser les bases de données : enregistrement des mouvements de cartons en stock, intégration des nouvelles archives, etc.
14. Communications avec le prestataire de stockage externe lors de commandes d’archives ou besoins d’externalisation et destruction
15. Contribuer à la réponse aux audits externes et autres exigences de redevabilité en mettant à disposition les archives nécessaires lorsque requis
16. Participer au développement de formations spécifiques à l’archivage dans une perspective de redevabilité
17. Participer aux briefings des salariés sur les normes internes d’archivage
18. Assister le/la référent.e Stock, Transport & Douane sur les chantiers Archives du service
Apports de l’alternance :
19. Pratique des techniques d’archivage physique et numérique (gestion de stock et de bases de données, archives historiques...)
20. Développement des compétences en gestion de projet sur la transition numérique
21. Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain
22. Découvrir les différents métiers de l’humanitaire et avoir une première approche du fonctionnement d’une mission
23. Appréhender les enjeux de redevabilité d’une ONG et y participer activement
24. Contact direct avec le terrain
25. Maîtrise des procédures internes
26. Développement de l’autonomie et expertise sur les pratiques d’archivage.
Votre profil
27. Formation ou expérience en métiers des archives et ressources documentaires (DUT, Licence professionnelle, etc.) de préférence
28. Formation ou expérience dans la logistique et plus spécifiquement la gestion de stock appréciée
29. Aptitude physique à la manipulation manuelle de charges
30. Compétences rédactionnelles et de synthèse, en français et en anglais
31. Maîtrise des outils bureautiques courants : Office (Word, Excel, Power Point), Internet et courrier électronique (Outlook)
32. Capacité Planification et à mettre en place et suivre des procédures
33. Rigueur et sens de l'organisation
34. Esprit d'équipe et aisance relationnelle
35. Autonomie et proactivité
36. Sensibilité pour le secteur de l’associatif et l’humanitaire appréciée.
SI vous offrira les conditions suivantes
37. Alternance basée au siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy, métro Mairie de Clichy
38. Contrat d’apprentissage en alternance, de 12 à 24 mois
39. Rémunération selon règlementation en vigueur
40. Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
41. Tickets restaurant à 8,90€ / jour effectif d’alternance, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60%
42. Congés : 2, CP/mois
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