Chargé(e) office management / adv f/h

Nous recherchons notre prochain(e) Chargé(e) Office Management / ADV (F/H) pour rejoindre nos équipes sur Lyon et nous accompagner dans la gestion de nos sites. Vos missions : Administration des ventes : Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients ; Créer et mettre à jour les projets et les contrats ; Contrôler les commandes d'achat des clients sur la base des devis émis par la société ; Emettre des factures et des notes de crédit en fonction de l'activité d'ingénierie et des instructions du responsable du site ; Envoyer les documents de vente (factures, notes de crédit ) aux contacts principaux des clients et au département comptable ; Enregistrer les accords, les contrats clients et autres documents légaux de vente ; Gérer les achats pour les contrats et la R&D (achat, enregistrement et suivi) ; Gérer l'administration de la sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle) ; Mettre à jour des processus administratifs sur nos outils. Gestion comptable/ support département finance Assurer la pré comptabilité : rapprochement des créances clients fournisseurs dans l’ERP ; Préparation et envoi fichiers pour le paiement des notes de frais ; Gérer le suivi, l'édition et l'envoi de rappels pour les comptes clients ; Envoyer les extracts de l’ERP et les documents de vente et d'achat au département financier ; Contrôler l'enregistrement et l'envoi des reçus et factures à la comptabilité. Office Management : Contrôler la soumission des feuilles de temps de tous les employés dans les délais impartis ; Valider et contrôler les frais de déplacements des employés ; Gérer l'envoi des colis ; Participer aux inventaires liés à l’audit deux fois par an. Profil Recherché : Posséder une première expérience avec un ERP ; Avez une prémière expérience sur un poste similaire, idéalement en société de service ; Avoir un très bon niveau d’anglais ; Posséder des connaissances en administration et avoir des bases juridiques ; Être organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ; Etre proactif.ve et force de proposition Witekio est expert du logiciel embarqué / IoT, avec une approche système globale, intégrant différentes couches logicielles, du hardware jusqu’au cloud. Depuis octobre 2019, Witekio a démarré une nouvelle aventure en rejoignant le groupe Avnet, fournisseur mondial d’électronique & IOT. Ensemble, nous travaillons sur des solutions connectées innovantes, fiables et sécurisées destinées à nos clients. Pour en savoir plus sur nos réalisations, retrouvez quelques-uns de nos case studies : https://witekio.com/category/case-studies/ Nos chiffres clés : 5 entités : Siège à Lyon et des bureaux à Paris, Bristol, Munich et Seattle 160 experts passionnés 20 ans d’expérience dans le logiciel embarqué