Assistant(e) d'exploitation en cdd f/h

Description de l'entreprise

GL events, acteur international de référence dans le monde de l’évènementiel, accompagne ses clients de la conception à la mise en œuvre de leurs manifestations partout dans le monde. GL events se développe sur trois grands segments : l’organisation d’événements, la gestion d’espaces événementiels et les services pour salons, congrès et événements.

Le Groupe GL events vient de se voir confier la gestion de six sites événementiels orléanais d’exception à compter du 1er janvier 2023.

Orléans events, filiale du Groupe en charge de la gestion de Co’Met (Aréna, Parc des expositions, Palais des Congrès) mais également du Zénith, du Centre de Conférences et de l’aire événementielle « Chapit’O » – est à la recherche d'une(e) Assistant(e) d'exploitation en CDD dans le cadre d'un remplacement congé maternité d'environ 4 mois.


Poste

Sous la subordination du Directeur exploitation, vos principales missions sont les suivantes :

1. Référent(e) IntérimCentraliser les commandes des intérimaires et assurer la transmission des plannings aux équipes concernées.Gérer les relevés d’heures, signer les contrats et vérifier la facturation mensuelle.Réaliser les commandes d’achat détaillées par événement.
2. Référent(e) PAPRECPasser les commandes PAPREC après mise à jour des systèmes internes.Gérer les bons d'enlèvement et la facturation fixe PAPREC, en signalant les erreurs éventuelles.
3. Référent(e) NettoyageOrganiser le nettoyage général interne (bureaux, salles de pause).Coordonner les actions avec les prestataires pour le traitement des déchets et les objets trouvés.
4. Référent(e) Espaces VertsGérer les contrats et passages des paysagistes selon les événements et le calendrier.Suivre les appels d’offres et la gestion des échéances de contrats.
5. Planification des ÉvénementsS’assurer de la mise à jour des plannings sur les systèmes internes et coordonner les réunions hebdomadaires avec les différents services.Diffuser les plannings à tous les collaborateurs et intervenants extérieurs.
6. Gestion Administrative et Suivi FinancierCentraliser les besoins matériels pour les événements et réaliser les commandes nécessaires.Contrôler et valider les factures, suivre les paiements et gérer les relances fournisseurs.Assurer la bonne organisation et l’archivage des documents administratifs.
7. Accueil et Relations ExternesAccueillir physiquement et par téléphone les fournisseurs et prestataires.Répondre aux mails et appels, et rediriger vers les interlocuteurs appropriés.
8. Support aux Responsables d’ExploitationApporter une aide administrative pendant les périodes d’événements et effectuer des commandes d’achat diverses.Rédiger les comptes rendus de réunions et mettre à jour les dossiers.


Profil

Vous répondrez au profil suivant :

Diplômée d'un Bac +2/3 en tant qu'assistant manager, vous avez une expérience préalable dans un poste polyvalent avec des responsabilités administratives, de planification et de gestion de prestataires.

9. Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion de plannings/facturation.
10. Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités multiples.
11. Excellentes compétences en communication, à l’écrit comme à l’oral.
12. Autonomie, proactivité et goût du travail en équipe.


Autres informations

"Votre différence est notre richesse. Nous nous engageons en tant qu’entreprise inclusive, quel que soit votre profil, nous examinerons votre candidature avec équité »