Secrétaire pédagogique département gea (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) au sein du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps incomplet (50%).
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle secrétariat pédagogique, et sous la responsabilité du chef de département et de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique de département contribue aux missions du pôle secrétariat de département dans les activités suivantes:
• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance.
• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
• Gérer les conventions de stages des étudiants en fonction du calendrier des stages.
• Gérer le contrôle d'assiduité des étudiants en alternance et le suivi des pénalités d'absence.
• Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
• Assister aux réunions du département et en rédiger les relevés de conclusions.
• Réceptionner les commandes de fournitures et assurer une assistance aux enseignants et intervenants.
• Assurer un appui à l'événementiel en tant que de besoin.
Contraintes particulières : Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : DAS IUT Département GEA - Campus de Draguignan
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 761,82€
Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP
Connaissances :
• Techniques d'accueil, de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury)
• Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
Compétences opérationnelles :
• Accueillir les populations concernées
• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
• Utiliser les logiciels métiers Apogée, Hyperplanning,
• Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail)
• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
• Travailler en équipe
• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
Compétences comportementales :
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Sens du service public
• Disponibilité
Date limite de candidature : 07/10/2025