Assistants de direction (h/f)

Les Directions de la Cohésion Sociale et du CCAS et des Secteurs de Proximité EST et SUD recherchent : 3 Assistants de Direction (H/F) Sur le grade de Rédacteur Territorial (Réf. 5481) MISSIONS Sous la responsabilité de la directrice de la Cohésion sociale et du Centre Communal d’Action Sociale, de la Directrice de Proximité Secteur SUD, ou du Directeur de Proximité secteur EST, vous assurez un rôle support en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers. Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes : Organisation des activités du Directeur Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, organiser les déplacements Rappeler les informations importantes et transmettre les messages Assurer l’interface avec les chefs de services de la direction. Assurer occasionnellement l’assistance aux chefs de services et/ou responsables de missions ne disposant pas de secrétariat pour les évènements importants liés à leurs activités Organiser, assurer la logistique et le matériel pour les réunions Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur et en assurer la diffusion Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Elaborer les fichiers contacts, et assurer une veille documentaire Suivi des projets et activités du directeur Réaliser et compléter des tableaux de suivi. Mettre à jour les fichiers Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers Renseigner les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier Formaliser des documents de travail. Optimiser les outils de travail Accueil et gestion administrative Accueillir, informer et orienter le public et/ou les partenaires. Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers (courriers, compte-rendu, rapports statistiques, présentation, etc.) Organiser le classement et l’archivage des dossiers et courriers Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers dans le logiciel dédié - Assurer une veille relative aux réponses apportées par les services Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers mails Mettre en forme et envoyer des documents à la demande de la Directrice Activités spécifiques Direction Cohésion Sociale et CCAS Etre garant du respect de la représentation de l’institution auprès du public et des partenaires Assurer l’organisation de conférences d’envergure départementale, régionale ou nationale (UNCCAS, ACTAS, Stratégie Pauvreté,) avec de multiples partenaires institutionnels. Assurer les relations interinstitutionnelles Activités spécifiques Direction de Proximité Piloter en liaison avec la CAF et les chefs de pôle le dossier « personnel non permanent » (tableau de suivi, relances…) Réceptionner, enregistrer et suivre dans le logiciel ELISE, classer et répartir les courriers reçus Suivi de dossiers spécifiques (fiches écoles, recensement demandes de travaux,…) CONDITIONS D’EXERCICE Pics d’activités occasionnels selon les nécessités du service