Un(e)assistant(e) de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Rémunération indicative rémunération statutaire Descriptif de l'emploi Mâconnais-Beaujolais Agglomération (39 communes, 80 000 habitants), collectivité attractive bénéficiant d’un cadre de vie remarquable, située à la fois aux portes de Lyon et à l’entrée sud de la Région Bourgogne Franche-Comté, recrute un(e) assistant(e) de direction pour le pôle des services à la population.
Il assiste et apporte une aide permanente à la directrice du pôle des services à la population en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Le pôle des services à la population emploie plus de 300 agents et comprend les directions et activités suivantes :
-Prévention et Gestion des Déchets
-Petite Enfance
-Pôle aquatique
-Conservatoire
-Soutien à l’enseignement supérieur Missions / conditions d'exercice Gérer l’agenda professionnel de la directrice
Organiser les rendez-vous et réunions – Tenir compte des priorités de la directrice
Organiser les déplacements extérieurs – Réservation, remboursements de frais
Assurer le secrétariat
Assurer la coordination des activités administratives du pôle
Gérer les parapheurs, courriers, dossiers de travail, rapports transmis pour signature ou pour information à la directrice
Tenir à jour une base de données qui permet de suivre l'avancée de tout document dans le circuit de validation.
Transmettre les informations émanant de la directrice aux directions et services
Assurer la correspondance de la direction
Rappeler les informations importantes

Préparer et planifier des réunions
Assurer la logistique de l'organisation des réunions (blocage de la date, réservation de salle, rédaction d'ordres du jour et de comptes rendus, transmission de documents de travail, accueil des participants, prise de note…)
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Rédiger et mettre en forme tous documents administratifs, notes de synthèse, courriers, décisions, comptes rendus, montage de dossiers de fond
Organiser le classement et l’archivage papier et informatique
Suivre les projets et activités du pôle qui lui sont confiés
Assurer la continuité de service avec les autres assistant(e)s de direction Profils recherchés Formations et qualifications nécessaires :
-Expérience significative dans un poste similaire
-Connaissance de l'environnement territorial et des procédures administratives
-Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PPT, Outlook…)

Compétences nécessaires :
-Sens de l’écoute et de la communication
-Discrétion et confidentialité
-Rigueur et qualités organisationnelles
-Polyvalence et capacité d’adaptation en fonction des urgences et priorités
-Qualités relationnelles
-Autonomie
-Règles de l'expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)