Rattaché(e) à la responsable de la Direction Administrative et Financière de la filiale, vous assistez celle-ci dans la réalisation des tâches dont la DAF a la charge. A ce titre, vos missions s'articulent notamment autour des axes Finance et Gestion :
Gestion administrative et financière (90% du temps environ) :
- Participation à la réalisation des arrêtés mensuels et trimestriels de la filiale : animation du processus de facturation et interface avec les différents interlocuteurs, vérification de la cohérence des données remontées par l'équipe,
- Préparation et émission des factures, enregistrements et envois correspondants,
- Animation, collecte, compilation et vérification de la cohérence des données enregistrées mensuellement,
- Suivi d'une partie des frais généraux : édition, contrôle et vérification des demandes d'achat (prestataire, intérim, etc.), validation des factures correspondantes, etc.
- Participation à la production et à l'organisation des reportings financiers mensuels, trimestriels et prévisionnels : construction des fichiers d'analyse simple
- Emission de DGD, suivi et analyses ponctuelles limitées, etc.
- S'assurer de la bonne réception des documents par son destinataire et du recouvrement des créances : relances des créances échues systématiquement,
- Contrôle d'enregistrement et transmission à la responsable des contrats signés,
Des missions transverses peuvent également vous être confiées (10% du temps environ) :
- Entraide de la seconde assistante de la filiale, vous fonctionnez en binôme pour les tâches administratives notamment : commandes et gestion inventaire matériel de la filiale, accueil et présentation des nouveaux arrivants à la responsable du service, prise de rendez-vous quand sollicité, soutien à l'organisation des événements internes -séminaires, salons, gestion des dossiers réponse à différents AO, enregistrement d'offres dans l'outil commercial, etc.
Dans le cadre de vos missions, outre votre responsable, vos principaux interlocuteurs sont :
- Les autres membres de la direction financière,
- Les membres de directions générale, commerciale et opérationnelle appartenant à la filiale et autres directions du Groupe (juridique, RH, etc.)
- Les membres de directions financières d'autres entités du Groupe en charge de gérer des projets communs.
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