Agent de secretariat

Vos missions en quelques mots L’hôpital d’instruction des armées (HIA) Laveran comprend 220 lits et accueille des patients civils comme militaires. Le Bureau du Personnel mutualisé (BPM) de cet établissement hospitalier assure le soutien en ressources humaines (RH) de 1700 administrés (militaires, civils, tous corps et tous statuts confondus), répartis sur 2 entités : HIA Laveran (où est localisé le BPM) et Centre d’épidémiologie et de santé publique des armées (CESPA) situé sur le camp de sainte Marthe. Le BPM est un service qui comporte cinq sections. En accord avec les directives de la hiérarchie et des autorités fonctionnelles responsables de l’administration de la formation, de la pédagogie et des concours, l’agent assure toutes les opérations nécessaires à la mise en œuvre de la politique de formation des personnels civils et militaires. Plus particulièrement, il participe à la préparation du plan de formation annuel, il a la charge du suivi administratif et financier, des stages, de la gestion des concours, ainsi que la gestion des dossiers apprentis. Assurer la gestion administrative des dossiers stagiaires paramédicaux militaires et civils. Gérer les courriers arrivés et départs et mettre en forme divers documents, formulaires de la section. Saisir et mettre à jour les dossiers via Arhmonie, ALLIANCE Concerto Recenser les besoins en formation, saisir toutes les demandes de formation et préparer le plan de formation des personnels militaires et civils. Établir et gérer les conventions et avenants de stage de l’HIAL. Constitution des dossiers administratifs de stage et en assurer le suivi au profit de l’HIA L et du CESPA Assurer la mise en paiement des factures en liaison avec le département économique et financier de l’établissement Participer au contrôle et à la déclaration des indemnités d’enseignement et de jury selon les directives en vigueur Assurer le suivi des formations FMI, UV1 et UV2 pour établir le CAT et formation internes pour les personnels. Assurer la suppléance des autres membres de la section et effectuer toutes taches annexes. Participer à la préparation des réunions des instances de concertation liées à la formation des personnels militaires et civils Profil recherché Formation du personnel militaire et/ou civil. Compétences attendues - GESTION DE LA FORMATION - AUTONOMIE - CONCEPTION, CONNAISSANCE ET APPLICATION DES REGLES STATUTAIRES - ANALYSE - PRISE D'INITIATIVES - SENS DES RELATIONS HUMAINES - ORGANISATION ET METHODE - TRAVAIL EN EQUIPE - UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE - UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter marilyn.oliva@intradef.gouv.fr marilyn.oliva@intradef.gouv.fr