Agent d'accueil et assistant de gestion administrative h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Traitement indiciaire, 13e mois, Régime indemnitaire, CNAS, participation employeur contrat prévoyance et complémentaire santé Descriptif de l'emploi La Commune de CUSTINES (Meurthe-et-Moselle) recrute un(e) agent(e) d'accueil / d'état-civil / assistant(e) de gestion administrative.
l'agent(e) est placé(e) sous l'autorité de la Responsable du pôle Population. Missions / conditions d'exercice AFFAIRES GENERALES
- Gestion des mails à diffuser aux acteurs et services concernés
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Etablir la revue de presse locale quotidienne
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage, courrier ou courriel
- Recenser les citoyens pour participer à la Journée de Défense et de Citoyenneté
- Réceptionner des demandes d’attestation d’accueil
- Réceptionner des dossiers de demande de reconnaissance en catastrophe naturelle
- Participer à l’organisation administratives de manifestations
- Gérer le planning de réservation des salles et des espaces collectifs
- Elaborer des dossiers de location
- Encaisser les recettes des régies communales (Location salle, Commission des fêtes)
- Gérer la réservation de matériel communal
- Envoi et réception de la TLPE (taxe locale sur la publicité extérieure)
- Classement et archivage de documents

GESTION ADMINISTRATIVE
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, documents administratifs, arrêtés, décisions, conventions…
- Participer aux réunions de commissions diverses et rédaction de compte rendu
- Retranscrire les comptes rendus du bureau municipal

Missions spécifiques
ETAT CIVIL
- Rédiger et délivrer des actes d’état civil (naissance, reconnaissance, changement de nom, mariage, décès …)
- Tenue et mise à jour des registres d’état-civil
- Préparation des dossiers de mariage, Pacs, Baptême républicain

ELECTIONS
- Inscription sur les listes électorales
- Préparation des scrutins électoraux
- Participation à l’organisation logistique des bureaux de vote

Missions secondaires
CIMETIERE
- Attribuer et renouveler les concessions funéraires
- Délivrance des autorisations funéraires (inhumation, exhumation, travaux)
URBANISME
- Renseigner les citoyens sur les différentes demandes d’autorisation d’urbanisme (CU, PC, DT, DIA …)
- Réceptionner les dossiers de demande d’autorisation d’urbanisme

REGISSEUR
- Assurer les fonctions de régisseur suppléant de 2 régies de recettes (location des salles, commission des fêtes)

LOCATION DE SALLE
- Effectuer les états des lieux entrée/sortie

SERVICE ENFANCE JEUNESSE
- Réceptionner les dossiers et documents afférents au service Profils recherchés Savoir-faire :
•Qualités relationnelles et rédactionnelles
•Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale
•Capacité à s’adapter à des tâches et des environnements de travail divers, et dans l’urgence, savoir gérer les priorités
•Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Canva…)
•Connaissance et application de la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service en matière État civil – Elections (politiques et professionnelles)
•Connaissance des techniques de secrétariat (classement, archivage, organisation et gestion du temps, …)

Savoir être :
•Rigueur et organisation
•Sens du service public et des relations humaines
•Dynamique et souriant(e)
•Discrétion professionnelle, devoir de réserve et secret professionnel
•Qualités rédactionnelles
•Polyvalence
•Capacité à travailler de manière autonome
•Capacités relationnelles et sens de l’écoute
•Capacité à travailler en équipe
•Conscience professionnelle
•Ponctualité, adaptabilité