Description entreprise :
Le Département des Partenariats et des Relations Extérieures (DPRE) de l'Inserm est organisé en 3 pôles : Pôle Partenariats et Politique de Site, Pôle Relations Européennes et Pôle Relations Internationales. Le DPRE a pour mission principale de contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la politique de coopération de l'Inserm avec l'ensemble des partenaires qui participent au développement de la recherche.Cette activité s'exerce en collaboration avec les départements compétents de l'Inserm, son agence ANRS-Maladies infectieuses émergentes et Inserm Transfert SA, en interaction étroite avec les instituts thématiques et en collaboration avec la Fonctionnaire de sécurité et de défense (FSD).
Description du poste :
Mission principale :
La personne recrutée assurera principalement une mission d'assistanat auprès de la FSD, ainsi que des tâches de secrétariat auprès de la directrice du DPRE en l'absence de son assistante.
Activités principales :
• Contribuer à l'analyse et la validation des déclarations préalables à l'accueil d'étudiants et chercheurs étrangers, et aux déplacements à l'étranger des chercheurs Inserm dans certains pays • Tenir l'agenda et assurer l'accueil téléphonique• Organiser des réunions et des déplacements (via le progiciel NOTILUS) • Gérer et diffuser les courriers internes/externes dont ceux en lien avec la protection du secret de la défense nationale (PSDN)• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs• Classer et suivre les dossiers• Engager des commandes (fournitures, missions, remboursements de frais…) sur le progiciel SIFAC • Participer aux activités collectives transverses du DPRE
Spécificité(s) et environnement du poste :
La personne recrutée essentiellement au profit de la Fonctionnaire de sécurité et de défense (FSD) de l'INSERM dont le rôle principal est de mettre en œuvre les mesures de protection du potentiel scientifique et technique de la nation (PPST), et d'assurer la protection des biens et du personnel.
La FSD exerce son activité en collaboration avec diverses entités de l'Inserm dont le département des partenariats et des relations extérieures (DPRE). Ce département assure également le secrétariat et le soutien administratif de la FSD pour l'accomplissement de ses missions.
Profil recherché :
Connaissances :
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique avec une spécificité en recherche biomédicale et de la santé souhaitée • Connaissances scientifiques dans le domaine de la biologie et des biotechnologies souhaitées • Anglais, niveau intermédiaire souhaité (lu, écrit)
Savoir-faire :
• Maitrise des techniques de secrétariat et d'assistanat • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, power point, etc.)• Qualités rédactionnelles
Aptitudes :
• Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle (poste nécessitant une habilitation au secret) • Rigueur, sens de l'organisation • Esprit d'initiative, réactivité et capacité d'adaptation
• Savoir prioriser, gérer l'urgence • Aisance relationnelle et sens de la diplomatie
Expériences souhaitées :
• Expérience confirmée sur un poste similaire, de préférence dans un environnement international et/ou dans la fonction publique
Niveau de diplôme et formations :
• Bac +2-3 (type BTS, DUT, Licence)• Domaines de formation : gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction ou de manager
Pour en savoir + :
• Sur l'Inserm • Sur la politique handicap : emploi.handicap@inserm.fr• Sur l'engagement de l'Inserm en faveur de la parité et l'égalité professionnelle
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