Assistant administratif, assistante administrative - service scolarité f/h

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité du responsable de scolarité, vous assurerez la saisie et le suivi des emplois du temps pour les diplômes (licences et masters).
Vous apporterez votre appui à la scolarité lors de pics d'activités (inscriptions apogée, France campus, e-candidat).
Vous serez également amené·e à plus au moins court terme à gérer les vacataires d'enseignements de l'institut.
Vous aurez également en charge la gestion des vacataires (envoi des dossiers de recrutement, saisie des contrats dans Arena, des heures dans Alisse, paiement, gestion des remplacements entre vacataires), la gestion des salles de cours dans ADE.
Vous assurerez l'accueil et l'information des étudiant·e·s ou futur·e·s étudiant·e·s (présentiel, téléphonique, électronique).
Vous participez aux actions de communication et de promotion (remise de diplômes, journée portes ouvertes).

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :
• Connaissance des techniques administratives et maîtrise des outils informatiques bureautiques (traitement de textes et tableurs) et de communication
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Compétences opérationnelles :
• Savoir accueillir, répondre et orienter le public (téléphonique et présentiel)
• Maîtriser les logiciels spécifiques : APOGEE, ARENA, ALISSE, ADE, Arche
• Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint)
• Avoir une bonne connaissance des circuits administratifs de la structure et de l'université

Compétences relationnelles :
• Être méthodique, rigoureux et avoir le sens de l'organisation
• Savoir travailler en équipe
• Avoir le sens des priorités
• Savoir faire preuve d'autonomie
• Savoir prendre des initiatives
• Respect de la confidentialité

Contrat jusqu'au 31 août 2026 avec possibilité de renouvellement.
Prise de poste dès que possible.