Gestionnaire administratif(ive) adv et adah/f

A propos de l'entreprise :

Novelty, ce sont 450 femmes et hommes disposant d'un savoir-faire reconnu aussi bien dans le domaine de l'intégration que de la prestation évènementielle et du spectacle vivant.

Le pôle vente-intégration est spécialisé dans la conception, l'ingénierie, la vente, l'intégration, l'installation et la maintenance de matériel professionnelles (scéniques, audiovisuels) en tous lieux : Salle de spectacle, musée, lieux de culte, bar/restaurant, salles de réunion/corporate, équipements sportifs, éducation

Chez nous, la technique est un outil précieux, toujours déployée pour sublimer chaque moment.

Découvrez également nos opportunités dans nos autres agences (Paris, Azur, Occitanie, Nouvelle-Aquitaine, Grand Ouest, Auvergne Rhône-Alpes, Normandie).

Vous aimez les nouvelles technologies et promouvoir des solutions innovantes vous fait vibrer ? Alors qu'attendez vous ?
Rejoignez les équipes d'un groupe leader dans son domaine au sein d'une agence dynamique, et en plein développement.

A propos du poste :

Venez enrichir notre équipe avec votre talent ! Nous sommes à la recherche d'un(e) Gestionnaire administratif(ive) ADV et ADA pour rejoindre l'équipe.

Missions principales :

Gestion du processus achats :

- Piloter le process achats de bout en bout : centralisation des demandes, saisie et validation des commandes, émission et suivi.
- Contrôler la rentabilité des affaires et les délais fournisseurs.
- Gérer les prépaiements, enlèvements, importations et formalités douanières.
- Traiter les litiges et alerter les chargés d'affaires en cas d'anomalie.

Gestion du personnel intermittent :

- Participer à l'identification et à l'intégration des intermittents (collecte des documents, création des fiches).
- Proposer les ressources adaptées aux besoins des projets et coordonner leurs disponibilités.
- Assurer la gestion administrative des embauches (DUE, contrats, enregistrement SI).
- Transmettre les éléments variables à la RH et mettre à jour les données post-mission.

Administration des ventes

- Gérer les ouvertures de comptes clients en lien avec la comptabilité.
- Saisir les devis et enregistrer les affaires (notamment appels d'offres).
- Assurer le suivi contractuel et administratif (bons de commande, livraisons, facturation).
- Contrôler la situation comptable des clients et alerter si nécessaire.

Contrôle de gestion :

- Contrôler les imputations (achats, main-d'oeuvre, stocks) dans le SI.
- Mettre à jour les données financières et établir les bilans d'affaires aux étapes clés.
- Consolider les résultats pour le reporting annuel par chargé d'affaires.

Organisation des déplacements :

- Organiser les transports, hébergements et restauration des équipes.
- Transmettre les informations logistiques nécessaires aux missions.
- Coordonner les avances sur frais si besoin.

Suivi administratif du département :

- Mettre à jour les supports de présentation (book réalisations).
- Assurer le suivi des documents administratifs (KBIS, assurances, etc.).

Assistance au responsable de département :

- Rédiger les comptes rendus de réunions.
- Participer à l'organisation des recrutements et formations.
- Gérer les notes de frais et le suivi des congés.
- Contribuer à la formalisation des procédures internes.

Profil recherché :

Formation et expérience

- Formation initiale en administration, gestion ou assistanat et/ou expérience significative dans des fonctions comparables.
- Expérience professionnelle d'au moins 3 ans sur un poste similaire.

Compétences techniques

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (messagerie, Excel, Word...).
- Aisance avec les outils de gestion et de supervision d'activité.
- Capacité à apprendre rapidement et à utiliser efficacement les logiciels du système d'information.

Compétences comportementales

- Sens du service et sens des responsabilités.
- Rigueur et respect des engagements.
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Bon relationnel, notamment téléphonique, avec les fournisseurs, clients et interlocuteurs internes.

- Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Rejoignez Novelty et démarrez une nouvelle étape de votre parcours professionnel, avec nous ! Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre équipe.