Assister le directeur éducation-enfance et les cadres de la direction et le directeur général adjoint Population (en remplacement)
- Organiser l'agenda du directeur, gérer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités et coordonner les agendas des cadres de la direction, procéder aux réajustements nécessaires le cas échéant.
- Mise en place de réunions en interne et avec les partenaires et assurer l'organisation matérielle (réservation de salle, de véhicule, vidéoprojecteur ...),
- Assurer l'accueil physique et filtrer les appels téléphoniques
- Renseigner et diriger les interlocuteurs internes et externes,
- Rédiger des notes, courriers et élaborer les comptes rendus de réunions,
- Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique,
- Gérer le courrier du directeur (chrono-courrier, enregistrement, diffusion...)
- Réception et traitement des mails,
- Mise à jour régulière du mémento d'urgence et d'info-crues,
- Piloter la diffusion des informations, des procédures et des dossiers auprès des cadres de la direction et faire la synthèse des demandes si retour,
- Organiser le classement et l'archivage,
- Assurer le remplacement du collaborateur administratif du directeur général adjoint Population.
Instruction et gestion de dossiers :
- Instruction, suivi et validation des demandes de stages pratiques BAFA,
- Effectuer une veille juridique concernant les secteurs éducation et enfance,
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité,
Responsabilités et missions sécurité intégrées aux activités précitées :
Coordination auprès des cadres de la direction éducation-enfance.
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