B - secrétaire administratif du bureau bsi2 h/f

Description du poste

En nous rejoignant, vous vous verrez confier la mission de secrétariat du périmètre du bureau BSI 2 :

- Secrétariat du Chef de bureau et de l’adjointe du bureau :

- Suivi des échéances

- Enregistrement et suivi dans Dossiel

- Mise à jour de l’annuaire Ulysse, des organigrammes et des demande de changement de signalétique

- Suivi des prestataires (arrivées/départs) : demandes de création de dossiers d’arrivée, de badges, suppression des droits d’accès

- Gestion de la Balf du bureau et du secrétariat : Diffusion des messages et traitement des demandes

- Préparation des dossiers d’arrivée des nouveaux agents et de leur accueil

- Accueil physique des agents

- Réception et transmission des gardes d’enfant malade

- Référent(e) Frais de déplacement : Commande de billets d’avion et de train, création des ordres de missions et Etats de frais de l’équipe encadrante, aide à la saisie des agents

- Suivi du budget de fonctionnement

- Traitement des demandes de régularisation des horaires et des absences des agents

- Recensement lors des grèves

- Logistique : gestion des demandes au gestionnaire, recensement des opérations importantes, gestion des consommables et fournitures de bureau, gestion des demandes d’intervention

- Participation aux réunions de bureau

- Réservation de salles Afin de vous accompagner dans votre prise de fonction, un plan de formation sera mis en place pour assurer votre adaptation complète au poste.

Un accompagnement sera réalisé par vos collègues afin de garantir l’acquisition des spécificités du poste.

S’agissant d’un poste au choix, la durée minimale de séjour est fixée à 3 ans

Au sein de la DGFIP, l’emploi est calibré « Contrôleur des finances publiques ».

Pour les candidats fonctionnaires, il conviendra de détenir un grade ad hoc équivalent. Selon le corps d'origine détenu, le recrutement pourra s'effectuer dans le cadre d'un détachement à équivalence de grade avec celui détenu dans l'administration d'origine et à l'échelon comportant un indice égal ou immédiatement supérieur à celui détenu précédemment, d'une affectation ou d'une PNA.

Pour les candidats non fonctionnaires, la rémunération proposée sera déterminée en fonction notamment du niveau de diplôme et de l'expérience professionnelle du candidat.

Conditions d'exercice particulières

Comme tout poste en administration centrale et plus particulièrement en direction de projet informatique, une grande disponibilité est attendue.

Description du profil recherché

Vous faites preuve d’un grand sens de l’organisation et votre pragmatisme vous permet de traiter et de régler les sujets de façon efficace et pertinente.
Votre sens de l’initiative vous permet d’anticiper les besoins et de les satisfaire, sans pour autant manquer d’en référer ni de consulter votre hiérarchie.
Vous comprenez la nature et la portée des informations que vous êtes amené(e) à connaître et traiter. Vous savez leur conserver toute la confidentialité qui leur est due et ne pas les exposer à ceux qui n’ont pas à en connaître.
Vous êtes curieux(se) et vous avez envie d’élargir votre champ de compétences et de connaissances. L’apprentissage de nouvelles procédures, de nouveaux outils ou de nouvelles organisations ne sont pas un frein pour vous et, au contraire, satisfont votre envie de progresser.
Votre caractère et votre comportement vous permettent de recevoir les demandes dans un esprit collaboratif de service à l’utilisateur et vous savez leur apporter des réponses diligentes, efficaces et bienveillantes. Vous avez à coeur de vous positionner en qualité de facilitateur et très rapidement en qualité d’appui indispensable.
Votre disponibilité vous permet d’assurer la continuité du service, dans le respect des responsabilités ou de vos engagements personnels.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
3. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
4. SAVOIR-FAIRE - Conseiller une personne, un groupe
5. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
6. SAVOIR-ÊTRE - Aptitude à l'écoute
7. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
8. SAVOIR-ÊTRE - Maîtrise de soi
9. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
10. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé