Assistant.e de direction et responsable des relations avec les usagers- centre long séjour bellevaux (h/f)

[72961] CHU de Besançon
����️ Offre d'emploi - Assistant·e de direction & responsable des relations avec les usagers
���� Centre de Long Séjour de Bellevaux (25)
���� Poste à pourvoir à compter du 1er janvier 2026
���� À propos du poste
Le Centre de Long Séjour de Bellevaux recherche un·e assistant·e de direction polyvalent·e et rigoureux·se, véritable pilier administratif du fonctionnement de la Direction ����️.
Aux côtés du/de la Directeur·ice, vous assurez le bon déroulement des activités quotidiennes de la direction, la coordination des informations internes et externes, ainsi que le suivi des relations avec les usagers et les familles ����.
Ce poste, à la croisée de l'administratif, du relationnel et de la communication institutionnelle, offre une vision transversale et stratégique du fonctionnement de l'établissement ����.
���� Vos missions principales
���� 1. Gestion administrative et coordination
-Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes (accueil physique et téléphonique).
-Gérer les agendas, plannings, courriers (postaux et électroniques) et appels.
-Organiser les réunions (convocations, logistique, comptes rendus, relevés de décisions).
-Suivre les parapheurs, échéances et tableaux de bord.
-Rédiger et mettre en forme divers documents : courriers, notes, rapports, affiches. ✍️
-Participer à la gestion logistique (fournitures, photocopieurs, salles de réunion.).
-Mettre à jour les bases de données administratives et les informations de l'établissement (Via Trajectoire, ROR.).
-Gérer le calendrier des astreintes administratives.
����️ 2. Organisation administrative et logistique des réunions et instances
-Préparer les instances officielles : ordres du jour, convocations, vérification du quorum.
-Participer aux réunions et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
-Assurer la diffusion des documents sur les supports internes (ENT, mails, affichage).
-Garantir le suivi des actions décidées et la bonne transmission des informations ����.
���� 3. Relations avec les usagers et communication institutionnelle
En tant que responsable des relations avec les usagers, vous êtes l'interlocuteur·rice privilégié·e des familles et représentants :
-Assurer la réception, le traitement et le suivi des plaintes et réclamations.
-Rédiger les courriers de réponse et veiller à la traçabilité des échanges.
-Tenir à jour le registre des plaintes et réclamations et proposer des outils de suivi.
-Organiser et suivre les instances représentatives : CVS (Conseil de la Vie Sociale) et CDU (Commission des Usagers).
-Contribuer à la communication institutionnelle auprès des familles et usagers.
-Développer des partenariats et initiatives visant à renforcer la relation usagers-établissement ����.
Description du profil recherché:
���� Compétences et qualités attendues
����️ Savoir-faire
-Excellente maîtrise de la langue française (orthographe, syntaxe, expression écrite).
-Bonne maîtrise de l'outil Word et des logiciels bureautiques.
-Capacité à rédiger des comptes rendus clairs et synthétiques.
-Organisation, classement et gestion du courrier rigoureux.
-Méthode, priorisation et autonomie dans la gestion de dossiers multiples.
���� Savoir-être
-Discrétion, respect du secret professionnel et sens du service public.
-Aisance relationnelle et sens de l'écoute ����.
-Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec différents services.
-Réactivité, adaptabilité et gestion sereine des urgences.
-Sens de l'initiative et capacité à rendre compte de manière claire et synthétique.
���� Environnement de travail
-Poste basé sur le site du CLSB
-Bureau personnel, ordinateur et ligne téléphonique dédiés
-Collaboration étroite avec : Direction, cadres de santé, services RH, logistique, soins, techniques, etc.
���� Nous vous offrons :
✨ Un poste clé au coeur du fonctionnement institutionnel
���� Une diversité de missions administratives, logistiques et relationnelles
���� Un cadre de travail agréable et humain
⚖️ Une autonomie réelle dans l'organisation du travail
���� Modalités
-Type de contrat : CDD/ Mutation / Détachement
-Lieu : Centre de Long Séjour de Bellevaux (25)
-Diplôme : BAC +2 en bureautique ou secrétariat
-Poste à pourvoir : 01/01/2026
���� Envoyez votre candidature
Rejoignez une équipe dynamique où rigueur, relation humaine et engagement institutionnel vont de pair ��������
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour