L'Université de Montpellier Paul Valéry (UMPV), héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Âge, accueille plus de 22 000 étudiants de la licence au doctorat et propose 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques.
Université citoyenne et durable, installée sur un campus arboré de plus de 10 hectares, elle conjugue tradition académique et innovation, et dispose d'équipements pédagogiques remarquables tels que le Musée des Moulages, le Théâtre La Vignette et le Learning Center ATRIUM.
Contexte du recrutement
Le poste est situé à l'UFR 2 au département de LEA, sous la responsabilité de la responsable de la scolarité. Le bureau du secrétariat pédagogique du LEA se compose de deux personnes.
Missions
Mission 1 : Secrétariat du Département
Activités
- Accueil des enseignants et assistance technique et logistique
- Transmission des informations entre la Direction du Département, l'Administration et la Direction de l'UFR
- Traitement du courrier postal et électronique
- Liens de correspondances lors des changements de maquettes (saisie maquettes sur Access)
- Assistant de langue sortant : Traitement des demandes en vue des candidatures via le CIEP
- Dispense d'Assiduité : gestion des demandes avec la Direction du Département
- Affichage réglementaire dans secrétariat
- Envoi des convocations pour tous les élus aux conseils du Département L.E.A
- Pré commandes Fournitures en relation avec la cellule pilotage
- Mise en forme de documents, Classement, Archivage
Mission 2 : Ensemble des missions de Scolarité
Activités
- Réception des étudiants, traitement des appels téléphoniques, courriers et messagerie électronique
- Gestion des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu'à la délivrance de leur diplôme
- Aide aux étudiants pour leur inscription dans les groupes de travail via le logiciel MGroup.
- Inscriptions Pédagogiques : Réalisation d'IP sur Apogée + Contrôle des IP Web effectuées par les étudiants (anomalies).
- Réorientation 1ère année : traitement des dossiers internes et externes à la fin du semestre 1
- IDEFI : participation au Semestre Renouvelé
- Gestion des notes et résultats, création des maquettes import-export sur Apogée
- Jury : préparation, participation et assistance
- Affichage et diffusion des informations à destination des étudiants (listes de diffusion)
- Examens : Aide à la surveillance
- Préparation des maquettes via Access
- Extraction de statistiques diverses (Apogée, BO.)
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Connaître globalement les fonctionnements des EPSCP serait un plus
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Maîtriser les logiciels bureautiques,
- Maîtriser les nouvelles technologies,
- Avoir le sens relationnel, l'esprit d'équipe, la qualité d'écoute, la diplomatie, le sens du service,
- Avoir des compétences en rédaction
SAVOIRS ÊTRE
Être rigoureux, discret, disponible, dynamique, capable d'adaptation, polyvalent, organisé, méthodique, autonome, avoir le sens de l'initiative, réactif
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une expérience en université serait un plus.
Rémunération
Pour les personnels titulaires, par référence aux grilles de rémunération de la catégorie C
Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l'université soit entre 1820 € brut mensuel et 1850 € brut mensuel en fonction de l'expérience acquise sur des fonctions similaires.
Lieu d'exercice
Campus Site Route de Mende MONTPELLIER
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