Vos missions en quelques mots Missions Générales : Assurer le secrétariat des HDJs pluridisciplinaires et la coordination des soins des patients en lien avec la cellule de programmation de l’HDJ et les médecins/services adresseurs Missions permanentes: Travailler en lien avec le personnel médical, le personnel paramédical et l’administration Assurer la gestion des programmations, des agendas et des consultations Participer à l’accueil téléphonique et physique des patients Assurer la gestion des dossiers patients (incluant la collection de l’historique des prises en charges passées) Assurer l’organisation des RDV des patients (ORBIS RDV) Participer à la la gestion, le traitement et la coordination des programmations liées à la prise en charge médicale du patient (consultation, hospitalisation de jour de neurologie, équipe mobile maladie à corps de Lewy, examens) Assurer l’indexation des documents sur Orbis Gérer les communications téléphoniques Contribuer aux relations entre l’hôpital et la médecine de ville Assurer la Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux Assurer les missions des collègues, notamment à l’accueil, en cas d’absence Travailler en collaboration et cohésion avec toutes les assistantes médico administratives Trier le courrier Assurer les commandes et la surveillance des stocks du matériel et équipements nécessaires Assurer le départ des dossiers et/ou des demandes de dossiers aux archives Participer à la gestion des boxes de consultation en regard des plannings des médecins, psychologues, orthophonistes notamment en cas de changement (nombreux) Participer l’accueil et la programmation des réparations des matériels et équipements du service Profil recherché Expérience dans le domaine Assistante Médico – Administrative Prise de notes, synthèse et remise en forme de documents administratifs Connaissance du fonctionnement général des structures hospitalières Des textes réglementaires en vigueur Du respect du secret médical De l'orthographe et de la terminologie médicale Des outils bureautiques et informatiques institutionnels : WORD, EXCEL, ORBIS, POWERPOINT, OUTLOOK, CHRONOS, ORTIF, MIDDLECARE, GILDA, PMSI, CCAM. Savoir-faire requis : Maîtrise de l'informatique (MIDDLECARE, ORBIS, AGHATE et les logiciels de demande d'intervention informatique/matériel/autres) Maîtrise de la dictée numérique (Vocal Team) Maîtrise du vocabulaire médical Sens de l'accueil, de l'organisation, aptitude à l'écoute et de la communication Capacité à travailler en équipe avec les personnels et en réseau Aptitude à analyser les demandes ou les problèmes posés et proposer des solutions Ponctualité, assiduité Esprit d'initiatives Rigueur professionnelle et sens des responsabilités Capacité d'adaptation Capacité à se former et à évoluer Dynamisme Disponibilité Rigueur Sens de l'organisation et des responsabilités Maîtrise de soi Capacités à planifier et à assurer une charge de travail diversifiée PRE-REQUIS Diplôme de secrétaire médicale en école spécialisée Baccalauréat en sciences médico-sociale ou baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou de secrétariat Concours interne de l'APHP Expérience Professionnelle souhaitée Maitrise de la frappe sur clavier AZERTY
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