Alternance administratif h/f

Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance.

ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire, école supérieure de commerce spécialisée dans le tourisme, dans le recrutement de sa/son futur(e) Assistant.e administratif.ve et réglementaire H/F en alternance.

Ce poste, basé à Aix-en-Provence, est à pourvoir dès Novembre 2025.

En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5, tout en développant vos compétences directement sur le terrain.

Vos futures missions :

1. Accueil et relation client

Assurer l'accueil téléphonique (environ 10 appels quotidiens) et l'orientation des interlocuteurs vers les bons services.
Gérer l'accueil physique des étudiants, intervenants, partenaires et visiteurs.
Traiter les demandes entrantes par mail avec réactivité et professionnalisme.
Représenter l'image de l'école à travers un accueil attentif et bienveillant.

2. Gestion administrative et financière

Superviser l'émission des factures et l'édition des documents administratifs (attestations, certificats, conventions, etc.).
Organiser et effectuer les relances de paiements clients de manière proactive, en lien avec la direction financière.
Assurer le suivi complet des dossiers de prise en charge OPCO et autres organismes financeurs, depuis la constitution jusqu'au remboursement.
Éditer et suivre les contrats d'apprentissage et conventions de stage, en lien avec le service relation partenaires.
Mettre à jour les bases de données administratives et garantir la fiabilité des informations saisies.

3. Conformité et qualité

Collecter, compiler et transmettre les données réglementaires nécessaires aux enquêtes obligatoires (SISE, SIFA, CVEC, etc.).
Participer activement au maintien de la conformité RGPD et contribuer à la préparation de la mise en oeuvre des exigences du futur IA Act.
Tenir à jour les procédures internes et documents qualité (preuves) dans le cadre du référentiel Qualiopi, et accompagner la préparation des audits.
Identifier les dysfonctionnements dans les processus administratifs et proposer des actions d'amélioration de manière proactive.
Veiller à l'application des normes réglementaires et à la conformité des pratiques de l'école.

Votre profil :

Expérience déjà réalisée sur un poste administratif analogue, idéalement en environnement de formation ou d'enseignement supérieur.
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (suite Office, outils collaboratifs, CRM, plateformes de gestion).
Excellente capacité à naviguer simultanément entre plusieurs logiciels et plateformes web.
Connaissance des procédures liées à la formation professionnelle et à l'apprentissage sera appréciée.
Qualités personnelles

Organisation rigoureuse et méthode dans la gestion des dossiers.
Excellent relationnel et sens de l'accueil.
Autonomie, fiabilité et esprit d'initiative.
Réactivité, adaptabilité et goût du travail bien fait.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Rémunération : selon la grille légale de l'alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d'études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l'alternance.

Le processus de recrutement :

- Vous postulez
- Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations
- Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens
- Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie !

Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l'entreprise et bénéficier de notre accompagnement.

Type de poste : Alternance

#ICA\_PACA