Secrétaire (h/f)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction Générale Adjointe Sécurité, Proximité et Citoyenneté, la Direction de la Police municipale assure le volet sécuritaire municipal dans le cadre de la réglementation en vigueur.

Vous serez chargé d’assurer les missions de secrétariat pour l’Unité Lien Citoyen (ULC) et d’apporter un appui aux différentes activités de la Direction. Vous travaillerez en lien direct avec votre hiérarchie, les unités internes et d’autres Directions de la collectivité.

Vos missions principales seront :

* La gestion administrative :

- vous assurerez la réception, l’enregistrement, le suivi et le classement des courriers,

- vous suivrez et contrôlerez les parapheurs et le circuit des signatures,

- vous gérerez la boîte mail générique du secrétariat,

- vous classerez et archiverez les documents.

* La rédaction et le suivi des dossiers :

- vous traiterez les saisies, pétitions et doléances, en réalisant une synthèse et la mise en forme des dossiers,

- vous rédigerez, relirez et corrigerez les accusés de réception, courriers de réponse et lettres de félicitations,

- vous transmettrez les instructions de la Direction aux agents et contrôlerez les comptes rendus,

- vous enregistrerez et suivrez les éléments dans les tableaux de suivi (Excel, logiciels internes).

* La coordination et les relations internes :

- vous relancerez les unités PM en cas de dossiers non traités,

- vous collaborerez étroitement avec le secrétariat de Direction, le cabinet du Premier Adjoint et celui de la DGA.

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- NBI : NON

- Groupe RIFSEEP : 6

- Accès Tramway T1 : Arrêt "Libération"

- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Temps partiel possible : NON

- Accessibilité PMR : OUI

- Travail en open-space : OUI

- Télétravail : OUI

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s’adresse à un agent de la catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau CAP/BEP ou Bac Pro en secrétariat et/ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :

- vous connaissez et savez appliquer les conventions de présentation des documents et de la charte graphique,

- vous maîtrisez les techniques de secrétariat,

- vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité,

- vous disposez d’une bonne maîtrise des outils informatiques ainsi que des logiciels standards et/ou métiers.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé, méthodique, et rigoureux,

- vous avez un bon sens relationnel,

- vous êtes dynamique et polyvalent,

- vous savez respecter la confidentialité d'informations traitées ou connues.