Assistant de direction / office manager - f/h

Agency : HAVAS 28 Job Description : FWD Media, nouvelle entité d'Havas Média Network dédiée exclusivement à LVMH, est à la recherche de son ou sa prochain.e Assistant.e de direction / office manager à pourvoir ASAP. Rejoignez-nous ! Pour les collaborateurs internes, n'hésitez pas à postuler dans le cadre d'une mobilité interne ou à partager autour de vous dans le cadre de notre programme de cooptation. Nous sommes HAVAS FWDMEDIA. Nous croyons au pouvoir des marques. Dans le domaine du luxe, ce pouvoir évolue avec la culture et, dans le meilleur des cas, il devrait la précéder, en créant de nouveaux rituels, une nouvelle esthétique et de nouveaux désirs. Pourtant, le véritable statut d'icône repose sur ce qui perdure : l'héritage, l'authenticité, l'intemporalité, et non sur le changement constant. C'est donc là que commence notre travail : conserver l'essentiel tout en accélérant ce qui va suivre. Pour donner vie à cette vision, nous adoptons une approche holistique : tout est connecté, les systèmes priment sur les silos. Nous décodons les signaux du monde pour élaborer une stratégie média complète, alimentée par des données et des plateformes qui rendent l'activation et la mesure plus fluides, plus précises et plus réactives. Une fois ces bases en place, l'imagination peut prendre le relais et créer les connexions médiatiques où naît le désir. Quand la rigueur rencontre l'audace, dans l'artisanat comme dans les médias, tout devient possible. Rattaché directement à la CEO Global de FWD Media, l''office manager travaille en lien étroit avec les équipes Havas FWDMEDIA, les pays européens, LVMH Media et l’équipe Communication d’Havas Media. 1. Assistanat de direction & support stratégique au CEO L’Office Manager accompagne le CEO dans la gestion quotidienne de ses activités, en assurant un rôle clé d’organisation, de coordination et de représentation. À ce titre, ses missions principales sont : Gestion complexe de l’agenda du CEO (priorisation, arbitrage, anticipation) Organisation des déplacements professionnels (logistique, transports, hébergements, agendas) Coordination des relations avec les clients : Organisation de petits-déjeuners, déjeuners et dîners professionnels Suivi des invitations et de la présence aux événements Organisation et suivi de la participation du CEO aux événements marchés (salons, conférences, événements partenaires) Gestion des relations avec les régies et partenaires médias : Identification des bons interlocuteurs Organisation et coordination des rendez-vous stratégiques Support général à la préparation de réunions stratégiques (documents, logistique, coordination) 2. Coordination Europe & support aux pays (18 pays) L’Office Manager joue un rôle central dans la fluidité des échanges et la coordination entre le siège et les 18 pays européens supervisés. Missions principales : Organisation et animation de la coordination européenne : Planification des monthly calls Préparation des agendas, supports et comptes rendus Support à l’organisation et au déploiement des stratégies européennes (logistique, coordination, suivi) Rôle de support administratif pour les pays : Relations avec LVMH Media Appui sur les sujets financiers, légaux et administratifs (en coordination avec les équipes concernées) Garantie d’une communication fluide et structurée entre le siège et les pays 3. Communication & animation interne (Europe & Paris) Communication avec les pays Définition et diffusion de guidelines de communication à destination des pays Coordination des communications européennes en lien avec les équipes locales Communication digitale – LinkedIn Havas FWDMEDIA Gestion et animation de la page LinkedIn Forward Media : Relais des actualités des pays Mise en avant des initiatives, événements et temps forts Travail en collaboration avec l’équipe Communication d’Havas Media Contribution à la cohérence éditoriale et à la visibilité interne et externe Communication & vie interne – Paris Organisation et animation de la vie interne du bureau parisien, en lien avec le Chief Happiness Officer : Petits-déjeuners, goûters, événements internes Organisation des événements d’agence : Town halls Soirées d’agence Soirée de Noël et événements institutionnels Profil recherché Expérience confirmée en office management, assistanat de direction ou coordination internationale À l’aise dans des environnements internationaux et multiculturels Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation Très bon relationnel, sens du service et de la confidentialité Forte autonomie, proactivité et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle Excellente communication écrite et orale Maîtrise de l’anglais indispensable (environnement européen) Intérêt pour les médias, la communication et les environnements corporate dynamiques Petit plus : maitrise de l’IA LI-AP1 Contract Type : Permanent Here at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual’s ability to perform their job.