MISSIONS PERMANENTES
Documents, rapports, courriers
- Saisie, traitement et mise en forme
o utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word, tableur : Excel, logiciel de présentation : PowerPoint)
o rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…)
- Classement et archivage des dossiers médicaux
o définir et réaliser un plan de classement
- Préparation et suivi de dossiers
o organiser et prioriser les activités de secrétariat
o les hiérarchiser
- Reproduction de documents et de dossiers médicaux
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
Appels et messages téléphoniques
- Réception, traitement et orientation
o filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
o prendre des notes rapidement
o renseigner les interlocuteurs
- Planification des rendez-vous des patients
Accueil
- Accueil physique et prise en charge des usagers
o s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
o traiter des situations conflictuelles
o faire preuve d’écoute et de courtoisie
- Accueil téléphonique
- Planification des rendez-vous des patients
Gestion administrative
- Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques
- Gestion du planning des médecins
- Utiliser internet/intranet pour
o communiquer avec des interlocuteurs
o ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
- Vérifier la codification des actes dans Urqual
Logistique
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles
- Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
- Débriefing du staff :
o De sénologie avec l’infirmière dédiée
o Opératoire avec mise en œuvre des conduites à tenir : reports d’intervention, prises de rendez-vous, récupérations d’examens,…
o Du CPDPN
Matériel de bureau
- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
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