Vos missions en quelques mots Au sein de la direction générale et du cabinet, vous êtes chargé(e) d'apporter une assistance solide et permanente à la DGS, au DGA, ainsi qu'au Maire, en matière d'organisation, et à ce titre, vous assurez notamment : - Un accompagnement dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels, - Un accueil et une information de leurs interlocuteurs, - Un premier niveau de réponse et contribuez à la bonne circulation de l'information, - Le suivi des projets et activités de la direction, avec la possibilité de suivre certains dossiers en autonomie. Mission 1 : Gestion des plannings et des rendez-vous - Organise l'agenda du DGS, du DGA et du Maire, ainsi que la prise de rendez-vous en fonction des priorités - Organise leurs déplacements - Assure la gestion de leurs mails - Assure la logistique des réunions, des séminaires, conférences téléphoniques, visioconférence ou encore conseils municipaux (réservation de dates, de salles, convocations, prestations ) Mission 2 : Secrétariat - Assure en amont des rendez-vous la préparation et le suivi des dossiers du DGS et DGA - A partir d'informations écrites ou orales, rédige des courriers et notes - Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc - Assure le suivi des comptes-rendus - Rédige les délibérations de la Direction Générale dans le cadre des conseils municipaux - Effectue un premier contrôle des courriers transmis à la Direction générale ou le Maire par les services - Assure la circulation efficiente des parapheurs, courriers, notes, dans les meilleurs délais - Organisation et mise à jour des dossiers, tient à jour le classement de la DGS et du DGA (électroniquement et en papier) et assure l'archivage Mission 3 : Accueil et communication - Assure un accueil téléphonique et physique de qualité - Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir - Assure la circulation de l'information entre la Direction générale, le Cabinet et l'ensemble des services - Prépare et assure le suivi des tableaux de bord et assure un reporting efficace Profil recherché SAVOIR : - Techniques de rédaction des actes administratifs - Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet - Connaissance du logiciel de courrier DOTELEC appréciée - Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et des services de l'Etat - Connaissance des circuits et procédures administratives - Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités SAVOIR-FAIRE : - Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication orales et écrites - Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences - Assurer une bonne transmission de l'information - Savoir respecter les procédures - Savoir prendre des notes, rédiger, et faire preuve d'une capacité de synthèse pour tout type de documents (compte-rendus, PV, ) - Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs SAVOIR -ETRE : - Implication dans le travail - Qualité du travail - Assiduité - Disponibilité - Rigueur / Organisation / fiabilité - Initiative / capacité à anticiper - Autonomie - Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité - Actualiser ses connaissances - Réactivité - Sens du travail en équipe - Relations avec la hiérarchie - Respect des valeurs du service public - Autonomie - Disposer d'une aisance relationnelle Expérience : Obligatoire sur poste similaire, assistant de cadre de direction, niveau d'expérience souhaité de 3 à 5 ans minimum
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