RESPONSABILITÉS :
Vous travaillerez pour bureau de la formation continue. Il est actuellement composé de 4 agents. Ce bureau assure l'ensemble de la gestion administrative et pédagogique des formations dites « professionnelles » (alternance, formation tout au long de la vie, formation continue, etc.) et des diplômes d'établissement.
Sous la responsabilité de la direction administrative adjointe, vous assurerez la gestion administrative et pédagogique d'un portefeuille de gestion et participerez aux activités annexes.
Vous contribuez à l'accueil et à l'accompagnement des publics spécifiques, au suivi des relations avec les partenaires de la composante (CFA, OPCO, entreprises, organismes financeurs, services publics) ainsi qu'à la gestion des dispositifs de financement, en coordination avec les membres du service et les services internes concernés, notamment la scolarité, le Service de Formation A Distance, le service financier, le service formation et le service commun de la Formation Professionnelle.
Les missions comprennent l'accueil, l'information et l'accompagnement des publics de la formation continue tout au long de leur parcours. Vous prenez part à la gestion des campagnes d'admission et au suivi des inscriptions. Le périmètre du poste intègre le maintien des relations avec les partenaires institutionnels, économiques et sociaux, ainsi que le suivi des conventions de stage en lien avec le service de scolarité et le fonctionnaire de sécurité et de défense d'AMU. Le respect et l'application des procédures administratives s'inscrivent dans les activités confiées.
La gestion administrative et financière des dossiers constitue une part essentielle des missions. À ce titre, la personne en poste assure la constitution et le suivi des dossiers des candidats et des stagiaires de la formation continue. Vous préparez les devis, rédigez les conventions de financement et contribuez à l'édition de la facturation en lien avec le service financier. L'instruction et le suivi des demandes de financement (Région, OPCO, employeurs, CPF) ainsi que des demandes d'exonération de frais de formation complètent le périmètre du poste.
Les missions incluent également la mise à jour et l'alimentation des bases de données dédiées à la formation continue. Vous participez à la conception et à l'actualisation des supports de promotion de l'offre de formation, à l'actualisation des informations relatives aux formations sur le site web, ainsi qu'au renseignement d'enquêtes, de bilans et d'outils de suivi.
PROFIL RECHERCHÉ :
La personne à recruter dispose d'une expérience en gestion administrative. La compréhension des circuits administratifs, des procédures internes et des règles de gestion permet d'assurer un suivi rigoureux des dossiers et des activités confiées.
Le poste requiert des capacités d'organisation, de méthode et de fiabilité dans le traitement des informations. La personne en poste sait gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter les échéances et appliquer les procédures. Vous contribuez à la qualité du suivi administratif, à la tenue des dossiers et à la sécurisation des données.
L'aisance relationnelle et le sens du service facilitent les échanges avec des interlocuteurs variés, internes comme externes. La capacité à communiquer avec clarté, à transmettre des informations précises et à travailler en coordination avec plusieurs services constitue un élément central du profil attendu. Le sens du travail en équipe favorise la coopération avec les partenaires et les services concernés.
La maîtrise des outils bureautiques facilite la gestion des bases de données, la production de documents administratifs et la mise à jour des informations. Des qualités de rigueur, de discrétion professionnelle et d'organisation structurent la conduite des missions. La personne à recruter sait rendre compte à la hiérarchie et accorde une attention particulière au respect de la confidentialité des informations et des données traitée.
Poste à pourvoir dès que possible – CDD 6 mois
Temps complet – du lundi au vendredi
Rémunération : 1491€ net / mois environ
Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN – 13100 Aix en Provence
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez de 25 jours de congés dès le début de votre contrat
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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