Assistant administratif polyvalent h/f

Rejoins l'aventure ACAF !
ACAF, c'est une histoire de famille, un groupe français indépendant, qui s'unit autour d'un même objectif : offrir à nos clients des produits et un service de qualité, tout en veillant à l'épanouissement de nos collaborateurs.

Depuis 2000, notre spécialité ? Les ascenseurs, les portes de garage et les automatismes de fermeture. Avec 350 collaborateurs, nous sommes présents de l'Occitanie à l'Auvergne-Rhône-Alpes et notre activité ne cesse de grimper ! Nous recrutons un(e) Assistante Polyvalente (H/F) en CDI, pour accompagner le fonctionnement quotidien de notre agence basée à Gap (05).

Vous intégrez une agence à taille humaine (15 salariés) et assurez un appui administratif transversal auprès de l'ensemble des services du site.

Missions :

SAV :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service SAV
- Traiter, transmettre et suivre les demandes d'intervention
- Planifier et mettre à jour les rendez-vous des techniciens (contrôle technique, pompage etc.)
- Préparer et envoyer les rapports d'activité aux clients
- Créer et mettre à jour les fiches des appareils et la base de données SAV
- Gérer les cartes SIM et la base des téléalarmes
- Programmer, vendre, expédier et facturer les télécommandes

Commercial :

- Suivre les appels d'offres et les donner à la cellule de chiffrages
- Etablir, transmettre, enregistrer et relancer tous types de devis, propositions contrats
- Informer les clients (planning, pièces en commande, dates, affichages, )
- Effectuer les demandes d'achats

Chantier :

- Créer les dossiers de chantier (papier et informatique)
- Envoyer les plans aux architectes
- Lire les comptes-rendus et transmettre les informations aux équipes
- Etablir et envoyer les DOE (bureau de contrôle et clients)
- Etablir et diffuser les documents administratifs (PPSPS, déclaration de sous-traitance, BREAM)
- Suivre les réserves, leurs levées et les non-conformités auprès des fournisseurs
- Etablir, diffuser et enregistrer les conventions de mise en service chantier
- Réceptionner et suivre les demandes d'interventions en GPA
- Aider à la préparation de chantier (les déclarations de voirie, demande d'accès, réservation de parking,)

Gestion administrative :

- Traiter, Transmettre et répondre aux mails
- Réaliser l'accueil téléphonique et physique
- Enregistrer, Transmettre et archiver tous les documents liés à l'activité
- Prendre en charge le courrier (tri, diffusion, affranchissement, ramassage,)
- Effectuer toutes les tâches permettant le bon fonctionnement du service