Assistant(e) de direction h/f - cdi - gl events- lyon events.

Lyon events regroupe les quatre sites lyonnais gérés par le groupe GL events : le Centre de Congrès de Lyon, Eurexpo Lyon, La Sucrière et le Matmut Stadium Lyon Gerland. Ce sont 4 lieux prestigieux et complémentaires pour une réponse adaptée à tous types d’événements : salons professionnels et grand public, congrès, conventions, lancements de produit, dîner de gala, événements d’entreprises, expositions culturelles et spectacles. Lyon events, c’est une équipe passionnée et experte pour un total de 170 000 m² d’espaces événementiels.


Les quatre sites lyonnais gérés par le Groupe GL events font partie des 59 sites qui composent le réseau GL events Venues. Un réseau qui constitue une offre unique de lieux événementiels diversifiés pour accueillir tous types d’événements. Qu’ils s’agissent de Centres de congrès, parcs d’expositions, lieux réceptifs, salles multifonctionnelles pour des activités notamment sportives et culturelle, le réseau évolue et s’étant autant en France, en Europe qu’en Amérique du Sud, en Asie et en Afrique du Sud.


Le pôle GL events venues est l’un des trois pôles du Groupe GL events, acteur international de référence dans le monde de l’évènementiel, qui accompagne ses clients de la conception à la mise en œuvre de leurs manifestations partout dans le monde. La multiplicité des métiers exercés, des marchés, des sites géographiques, la forte culture de service dédiée aux clients ont conduit GL events à retenir un mode d’organisation fondé sur des centres de profits à taille humaine, privilégiant l’épanouissement professionnel de chacun, et la proximité de la relation avec les clients.


Dans ce cadre, et afin d’assister le Directeur Général des sites lyonnais, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) de direction H/F.


Missions et responsabilités


1)Missions classiques d’assistante de Direction Générale – niveau DG Lyon Events.


Il s’agit des missions classiques d’assistanat de direction générale, comprenant notamment :


·La gestion des Comités de direction : CCCL – Eurexpo, ainsi que du Comité de direction de la destination Lyon, et la rédaction de leurs comptes rendus.

·La gestion des organigrammes de l’ensemble des sites.

·La préparation des Conseils de surveillance de Lyon, de la réunion EMECA (European Major Exhibition Centres Association) ainsi que la gestion des calendriers du Comité fondateur du parc des expositions de Lyon (COFIL).

·La réalisation de présentations de niveau Direction Générale et l’organisation des séminaires Lyon et AURA.

·La gestion des déplacements du DG Lyon, de ses notes de frais et de son agenda.


2) Gestion des services généraux


·En appui du service concerné : la commande de matériel pour l’aménagement des bureaux (écrans, mobilier…), et la gestion des espaces communs.

·En lien avec les services Communication et RH : assurer la bonne circulation de l’information via les écrans d’information.

·Suivi des devis, génération des bons de commande et validation des factures liées au service.

·Coordination avec le RRH pour l’accueil des nouveaux collaborateurs sur site.

·Établissement du planning d’intégration des futurs membres du CODIR Lyon Events.



3) Gestion du standard et de la fonction Accueil


·Gestion du planning et des missions de l’assistant d’accueil d’Eurexpo (management d’une personne à temps partiel), ainsi que de la société d’intérim pour son remplacement en cas d’absence.

·Mise en place et suivi d’une procédure d’accueil.

·Gestion des accueils des DG Groupe sur Eurexpo et des grands VIP, en appui pour les autres sites de la destination Lyon.

·Organisation de l’accueil des délégations nationales et internationales sur le site Eurexpo, en appui pour les autres sites de la destination.


4) Missions liées aux Relations Publiques et institutionnelles

(en lien avec le siège social de la société, l’assistante du Président du Groupe et l’assistante communication MO)

·Gestion du fichier des cartes privilèges avec l’appui de l’assistante communication MO.

·Organisation et mise à jour du fichier des personnalités en lien avec l’assistante du Président.

·Liaison avec les cabinets pour les questions de protocole.

·Suivi des opérations de relations publiques en lien avec la Direction de la Communication et/ou les Directeurs.

·Suivi spécifique des opérations de RP lors des grands événements (Sirha, Equita, Prix Lumière, Foire de Lyon, Salon automobile de Lyon).


Formation & expérience

* Bac +2/3 minimum en assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent.
* Expérience confirmée (5 ans minimum) sur un poste d’assistanat de haut niveau (Direction Générale, CODIR, grands événements, etc.).
* Une expérience dans un environnement événementiel, institutionnel ou multisites est un plus.

Compétences techniques

* Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs.
* Solide capacité rédactionnelle (rédaction de comptes rendus, notes, présentations de niveau DG).
* Organisation et coordination (planning, gestion d’agendas complexes, suivi administratif et budgétaire).
* Connaissance du fonctionnement des instances de gouvernance (comités, conseils de surveillance, relations institutionnelles).
* Sens de la communication et capacité à gérer des relations avec des interlocuteurs variés (internes, externes, VIP).

Qualités personnelles

* Rigueur, fiabilité et sens aigu de la confidentialité.
* Excellentes capacités relationnelles et diplomatie.
* Grande autonomie et sens des priorités, avec une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
* Flexibilité et réactivité, notamment lors des grands événements ou des imprévus.
* Esprit d’initiative et capacité à être force de proposition.

Langues

* Anglais professionnel (oral et écrit) indispensable pour l’accueil de délégations internationales et la préparation de dossiers européens.


Poste basé à Eurexpo Lyon - Avenue Louis Bleriot 69680 Chassieu.


Rémunération supplémentaire: Plan de participation aux bénéfices