Contexte du recrutement et définition de poste
Au sein de la Direction de l'Opéra, le service technique assure l'ensemble des tâches et des actions techniques relatives à l'organisation et au déroulement de représentations, ainsi que l'entretien du matériel dédié.
Vous serez en charge d'assurer un soutien administratif et logistique au directeur technique, via la rédaction de documents, le suivi de différents dossiers, la réception des appels téléphoniques/courriers/courriels, et la tenue/organisation de son agenda.
Vos missions principales seront :
* L'assistante administrative :
- vous planifierez et convoquerez des réunions pour le compte du service technique,
- vous participerez à des réunions de travail, de coordination ou de production, et établirez les comptes-rendus afférents,
- vous participerez aux remises de maquettes des productions,
- vous centraliserez toutes les demandes émanant des responsables de pôles et assurerez un traitement de premier niveau avant transmission hiérarchique,
- vous tiendrez à jour l'agenda de votre responsable et du service,
- vous gérerez la relation avec les fournisseurs/prestataires en collaboration avec le responsable des achats et marchés (prise de contact, suivi des devis, bons de commande, suivi des factures, etc...),
- vous gérerez la régie d'avances du service technique,
- vous participerez au suivi des budgets techniques (accueils, productions et créations, tournées, etc...),
- vous suivrez le volet ressources humaines pour le service technique (visites médicales, congés annuels, absences, annualisation/modulation du temps de travail, formations, habilitations, etc...),
- vous centraliserez les différentes activités techniques sur le planning,
- vous assurerez l'accueil téléphonique, orienterez les interlocuteurs et prendrez des messages.
* La rédaction de notes et courriers :
- vous produirez des notes ou des rapports,
- vous rédigerez des notes internes et d'instructions,
- vous assurerez la diffusion des notes à l'ensemble du personnel technique.
Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- Travail occasionnel en week-end selon nécessités de service
- NBI : NON
- Groupe RIFSEEP : 5
- Accès Tramway T1: Arrêt "Opéra Vieille-Ville"
- Possibilité de stationnement gratuit : NON
- Temps partiel possible : NON
- Travail en open-space : OUI
- Accessibilité PMR : OUI
- Télétravail : NON
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative ou technique.
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou Bac à Bac en secrétariat ou gestion administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- vous connaissez les étapes d'une production lyrique et chorégraphique,
- vous connaissez le code des marchés des marchés publics et avez des connaissances en gestion budgétaire,
- vous maîtrisez l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous possédez de très bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- vous savez travailler en équipe.
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