Assistant office manager h/f

Activités

Sous la supervision de l'Office Manager, l'Assistant(e) Office Manager aura pour missions :

Accueil et gestion du front office :

* Accueillir les visiteurs, partenaires et collaborateurs.
* Gérer les appels téléphoniques et les courriers entrants/sortants.

Support administratif :

* Assurer le suivi des documents administratifs.
* Participer à la gestion des commandes de fournitures et équipements.
* Aider à la préparation de réunions et à la mise en forme de documents.

Logistique et services généraux :

* Veiller à la bonne tenue des espaces communs (salles de réunion, cafétéria, etc.).
* Suivre les interventions des prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité).
* Participer à l’organisation d’événements internes.

Collaboration avec le service communication :

* Contribuer à la mise en place d’actions de communication interne (affichages, supports, signalétique).
* Participer à la coordination logistique des événements organisés sur site (séminaires, Teambuilding, etc.).
* Être en appui opérationnel lors des événements pour garantir leur bon déroulement.

Activités quotidiennes :

* Être le point de contact opérationnel pour les collaborateurs sur site.
* Assurer la disponibilité des ressources nécessaires au bon déroulement des activités.
* Maintenir une communication fluide avec les équipes internes, les prestataires et le service communication.
* Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et logistiques.


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